เมื่อพูดถึง “ระบบบัญชี” หลายคนอาจนึกถึงตัวเลข ตาราง รายงาน หรือสมุดบัญชีหนาๆที่ ดูน่าปวดหัว แต่ในยุคปัจจุบัน ระบบบัญชีได้พัฒนาไปไกลมากจนกลายเป็นผู้ช่วยคนสำคัญในการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของกิจการเล็ก ๆหรือบริษัทขนาดใหญ่ ระบบบัญชีที่ดีสามารถช่วยให้การดำเนินงานลื่นไหล ตัดสินใจได้เร็วขึ้น และลดความผิดพลาดลงอย่างเห็นได้ชัด
แต่ “ระบบบัญชีที่ดี” ในยุคดิจิทัลควรเป็นอย่างไร ? เราลองมาไล่ดูกันทีละประเด็นค่ะ
01 ต้องเป็นมากกว่าแค่การบันทึกบัญชี
สมัยก่อน ระบบบัญชีมีหน้าที่หลัก คือ “บันทึกบัญชี” ตามมาตรฐานบัญชี และจัดทำรายงาน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล หรือ งบกระแสเงินสด แต่ในปัจจุบัน ระบบบัญชีต้องทำได้มากกว่านั้น เช่น
ช่วยวางแผนธุรกิจ
โดยการวิเคราะห์ต้นทุน กำไร และ แนวโน้มทางการเงิน
เชื่อมโยงกับระบบอื่น ๆ
เช่น ระบบสต๊อก ระบบขาย ระบบลูกหนี้-เจ้าหนี้
แจ้งเตือนความผิดปกติ
หรือรายการที่ควรตรวจสอบ
แสดงผลข้อมูลแบบ Real-time
ไม่ต้องรอให้ถึงสิ้นเดือน
02 ต้องใช้งานง่าย และเข้าถึงได้ทุกที่
ระบบบัญชีที่ดีในยุคนี้ควรเป็นระบบที่ใช้งานง่าย ไม่ต้องจบบัญชีมาก็สามารถใช้งานพื้นฐานได้ เช่น มีเมนูภาษาไทยและคำอธิบายที่ชัดเจน
สามารถเข้าถึงผ่านมือถือ แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ได้
มีระบบ Cloud ที่เก็บข้อมูลไว้อย่างปลอดภัย ไม่ต้องกลัวไฟไหม้เอกสารหรือเครื่องพัง
โดยเฉพาะในยุคที่การทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) กลายเป็นเรื่องปกติ การที่เจ้าของกิจการสามารถเปิดดูรายงานบัญชีจากที่ไหนก็ได้ จึงเป็นข้อได้เปรียบอย่างมาก
03 รองรับการทำงานแบบอัตโนมัติ
ระบบบัญชีที่ดีไม่ควรทำให้คนทำบัญชี ต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำซาก ระบบที่ดีควรมีฟีเจอร์อัตโนมัติเพื่อลดภาระ เช่น
ออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จอัตโนมัติ
กระทบยอดบัญชีธนาคารอัตโนมัติ
คำนวณภาษีซื้อ - ภาษีขาย พร้อมนำส่งภาษีได้เลย
แจ้งเตือนเมื่อลูกหนี้ถึงกำหนดชำระ
สิ่งเหล่านี้ทำให้คนทำบัญชีมีเวลาไปโฟกัสเรื่องวิเคราะห์ข้อมูลและวางแผนมากขึ้น แทนที่จะมัวแต่นั่งพิมพ์เอกสาร
04 เชื่อมโยงกับเทคโนโลยีอื่นได้ง่าย
ในยุคที่มีทั้งแอป ธนาคารออนไลน์ ระบบขายออนไลน์ (E-commerce) และโปรแกรมอื่นๆอีกมากมาย ระบบบัญชีที่ดีควรเชื่อมโยงกับสิ่งเหล่านี้ได้อย่างราบรื่น เช่น
ดึงยอดขายจาก Lazada,Shopee ได้
เชื่อมกับบัญชีธนาคาร เพื่อดึงรายการเดินบัญชี
ส่งข้อมูลต่อให้ระบบภาษีของกรมสรรพากร(e-Tax/e-Filing)
ยิ่งเชื่อมโยงได้ดี ธุรกิจก็ยิ่งทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำ
05 มีความปลอดภัยของข้อมูล
ยุคนี้ข้อมูลเป็นทรัพย์สินที่มีค่ามาก ระบบบัญชีที่ดีต้องมีระบบป้องกันข้อมูลที่รัดกุม เช่น
กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามตำแหน่งหน้าที่
สำรองข้อมูลอัตโนมัติ
เข้ารหัสข้อมูลระหว่างการส่งผ่านอินเทอร์เน็ต
โดยเฉพาะข้อมูลทางการเงิน ที่หากหลุดไปอาจสร้างความเสียหายรุนแรงได้
แล้วระบบบัญชีที่ดีให้ประโยชน์อะไร ?
01 ช่วยตัดสินใจเร็วและแม่นยำขึ้น
มีข้อมูลการเงินพร้อมใช้งาน ทำให้เจ้าของกิจการวางแผนได้อย่างมั่นใจ
02 ลดความผิดพลาดและต้นทุนซ้ำซ้อน
ไม่ต้องเสียเวลาทำงานซ้ำซ้อน ลดค่าใช้จ่ายเรื่องคนและเวลา
03 เป็นหลักฐานที่ดีในการตรวจสอบภาษี
ระบบที่จัดระเบียบข้อมูลอย่างดี ช่วยให้การตรวจสอบของสรรพากรเป็นไปอย่างราบรื่น
04 เพิ่มความน่าเชื่อถือของกิจการ
นักลงทุนหรือธนาคารจะดูงบการเงินเป็นหลัก การมีระบบบัญชีที่ดี จะช่วยให้งบดูน่าเชื่อถือ
05 เติบโตอย่างยั่งยืน
ธุรกิจที่มีระบบบัญชีเป็นระเบียบ มีข้อมูลที่เชื่อถือได้ จะพร้อมต่อการขยายกิจการในอนาคต
ในยุคที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและเทคโนโลยี ระบบบัญชีไม่ควรเป็นแค่เครื่องมือบันทึกตัวเลขอีกต่อไป แต่ต้องเป็นผู้ช่วยในการบริหารธุรกิจให้”รอด” และ “โต” อย่างมั่นคง หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจ หรือกำลังมองหาระบบบัญชีที่เหมาะกับกิจการ ลองมองหาระบบที่ใช้ง่าย อัตโนมัติ เชื่อมโยงได้ และปลอดภัย แล้วคุณจะพบว่าบัญชีไม่ใช่เรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป แต่เป็นกุญแจสำคัญของความสำเร็จเลยทีเดียว
Newsletter • Issue 115 Page 5-7
Email : info@thaiaccounting.com
Bangkok office:
1111/104 Ladprao road ,Chankasem ,
Jatujak Bangkok 10900
Tel/Fax (66) 2 513 7151 Fax (66) 2 513 7144
Phuket office:
23/11 Kwang road ,T.Vichit,
A. Muang Phuket 83000
Tel/Fax (66) 76 375 699
“ทำธุรกิจซื้อมาขายไปให้เป็น
บริหารสต๊อก
จัดการบัญชี
ออเดอร์ไม่พลาด
รายงานวิเคราะห์
วางแผนธุรกิจ
https://lin.ee/TEBu1cQ
จัดการการผลิต: โรงงาน 
อินเทอร์เฟซใช้งานง่าย
จากยุโรป…สู่ธุรกิจไทย
โทรติดต่อเราได้เลย
: 
