การวางระบบบัญชีตามหลักการ AGILE
จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 98 เมษายน-กรกฎาคม 2564
การวางระบบบัญชีตามหลักการ AGILE
ผู้เขียนในฐานะนักบัญชี ได้รู้จักคําว่า Agile (เอไจล์, อะจาล์ว) เมื่อปลายปี 2562 จากข่าว “สรรพากร ยกระดับการทํางานครั้งใหญ่ นําระบบ Agile มาสร้าง นวัตกรรมตอบโจทย์บริการผู้เสียภาษี” ที่เกี่ยวกับวิชาชีพของเรา เลยค้นจาก Google คำ ๆ นี้ แปลว่า “แคล่วคล่อง ว่องไว” ส่วนระบบ Agile คือแนวคิดการทำงานในยุค Digital Transformation เพื่อปรับเปลี่ยนการทำงานให้สามารถปรับตัวได้ รวดเร็ว และตอบสนองความต้องการให้ลูกค้าพึงพอใจ เพื่อรองรับกับโลกยุคนี้ที่มีการเปลี่ยนแปลงเร็วมาก จาก Digital Disruption และ มีความไม่แน่นอนสูง เช่น อยู่ ๆ คนทั้งโลกก็ถูกให้หยุด อยู่บ้านด้วย วิกฤตการณ์ COVID-19
การนำหลักการของ Agile มาใช้ในการวางระบบบัญชี จะเน้นการสื่อสาร ทำความเข้าใจกันระหว่างบุคคล สร้างผลงานที่ใช้งานได้จริงมากกว่าทำงานด้วยเอกสาร ตอบสนองผู้ใช้งานมากกว่าแค่ทำตามสัญญาและเน้นการปรับปรุงพัฒนามากกว่าการทำตามแผนที่วางเอาไว้
เพื่อให้เข้าใจ เป็นรูปธรรมมากขึ้น ขอยกตัวอย่างว่าในยุคนี้เป็นยุคของ Accounting Transformation บทเรียนจาก COVID-19 ที่ทำให้ต้อง WFH เกิดแรงผลักดันให้ธุรกิจต่าง ๆ ต้องปรับตัวด้วยการเพิ่มช่องทางการขาย แบบ Online ฝ่ายขายจึงต้องนำโปรแกรมการขายออนไลน์มาใช้ในการเปิดร้านค้าออนไลน์ โดยในระยะแรกจะทดลองด้วยการนำสินค้าขายดี 20 อันดับแรกมาลองขายก่อนและฝ่ายบัญชีต้องมาให้ความช่วยเหลือ และต้องการให้ข้อมูลการขาย Online วิ่งมาเชื่อมโยงกับโปรแกรมบัญชีแบบออนไลน์ที่มีอยู่โดยไม่มีการบันทึกงานซ้ำซ้อนอีก และการปรับตัวนี้ต้องรวดเร็วเพื่อกระตุ้นยอดขายจึงต้องนำวิธีการทํางานแบบ Agile มาใช้ คือ ทยอย Implement ระบบงาน ทีละส่วน โดยพิจารณาจากส่วนที่จำเป็นที่สุด หรือมีปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไขโดยด่วนก่อน
ทีมทำงานหลักของ Agile เรียกว่า Scrum หรือมีผู้เปรียบเทียบว่าเหมือนกับ การ “ลงแขก” คือมีคนจากหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้องมารุมช่วยกันทำงาน โดยจะกำหนดเป้าหมายใหญ่ เช่น ต้อง Implement ทั้งระบบ ให้เสร็จภายใน 3 สัปดาห์ จากนั้นภายใน Scrum จะมีการกำหนดขั้นตอนย่อยที่เรียกว่า Sprint เพื่อเลือกงานที่คิดว่าจำเป็นที่สุดมาทำโดยกำหนดระยะเวลาที่งานต้องเสร็จของแต่ละ Sprint
การลงแขกตามแนว “Scrum” จะมีเพียงแค่ 3 ตำแหน่งสําคัญ คือ
1. Product Owner: ในที่นี้คือ CFO มีหน้าที่ประเมิน Values และจัด Prioritiesของ Tasks ต่าง ๆ ให้กับทีม
2. Scrum Master : เป็นผู้ทำให้การทำงานเป็นไปอย่างลื่นไหล ซึ่งไม่ได้หมายถึงการเป็นผู้นำทีม แต่จะคอยกำจัดอุปสรรคที่ขัดขวางการทำงาน อาจเป็นผู้จัดการฝ่ายขาย
3. Team : จะทำงานแบบ Self-Management ซึ่งในหนึ่งทีมประกอบด้วยคนประมาณ 3-5 คน และรวมทุกตําแหน่งทั้ง IT, ฝ่ายขาย online , พนักงาน Store, พนักงานบัญชีเข้าด้วยกัน เพื่อให้ทีมหนึ่งทีมสามารถทำงานตั้งแต่ต้น จนจบได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องข้ามแผนก
วิธีการทํางานของ Scrum ประกอบด้วยสิ่งที่น่าสนใจ ดังนี้
I.Backlog :
เป็น Task งานที่ต้องทำ ทั้ง Requirement ของลูกค้าและทีม ซึ่ง Product Owner จะเป็นคนตัดสินใจนำ Task ต่าง ๆเหล่านี้ เข้าไปใน Sprint ตามลำดับความสำคัญ (ส่วนใหญ่จะพิจารณาด้วย Value ของ Task นั้น ๆ โดยเทียบกับ Effort ที่ต้องใช้) ในกรณีนี้ คือ 1.เลือก Platform การขายออนไลน์ 2.อบรมการใช้งาน 3. Set up ข้อมูลพื้นฐาน ของ Online Store 4.เพิ่มผลิตภัณฑ์ที่ต้องการขาย 5.ตรวจสอบ “ก่อนเปิดตัว” 6.เปิดการขาย Online
II.Sprint Phase :
อย่างที่บอกว่า Agile นั้น เน้นการส่งงานให้เร็วและบ่อย ซึ่ง Period นั้นจะเรียกว่า Sprint โดยเป้าหมายของ Sprint คือการ Deliver บางสิ่งบางอย่างให้สำเร็จ (Task ที่ Product Owner ได้ประเมินว่าควรทำ ตั้งแต่ก่อนเริ่ม Sprint) ซึ่งเมื่อจบ Sprint ก็จะมีการ Review ผลงาน (Sprint Review) ให้กับคนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องอาจจะเป็น IT เซลล์ Store และฝ่ายบัญชี เพื่อให้รับทราบถึงความคืบหน้าของโปรเจกต์อยู่เรื่อยๆ
จาก Backlog ด้านบน เรามาแบ่งงานเป็น Sprint ย่อย ๆ ตามลำดับความสำคัญ ด้วยหน้ากระดาษที่จำกัดจึงขอยกตัวอย่างเพียง บาง Sprint ดังต่อไปนี้
1.เลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับกิจการ ใช้เวลา 1 Week ทีมงานจาก ฝ่ายขาย บัญชี Store
• หาตัวเลือก 2-3 โปรแกรม
• นัดดู Demo พร้อมซักถาม
• ตัดสินใจเลือก
2. อบรมการใช้งาน 2 วัน ให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
3.Set Up ข้อมูลพื้นฐาน ของ Online Store ใช้เวลา 3 วัน โดยตัวแทน จากฝ่าย IT ฝ่ายขาย Store และบัญชี
• ชื่อร้านค้า ที่อยู่ และการออกแบบให้สวยงาม
• ผู้ให้บริการชําระเงิน – วิธีการรับชําระเงินจากลูกค้า (เงินสด/บัตรเครดิต) เกตเวย์
• การส่งสินค้า – ตัวเลือกในการจัดส่ง ไปรษณีย์ Kerry ฯลฯ
• ภาษี – อัตราภาษี รูปแบบ ใบกำกับภาษีกรณีลูกค้าขอใบกำกับเต็มรูป
4. เพิ่มผลิตภัณฑ์ที่ต้องการขายใน Online Store ใช้เวลา 2 วัน โดยฝ่าย IT และฝ่ายขาย ระบุชื่อ คำอธิบาย รูปภาพ รหัสสินค้า ราคาสินค้า ส่วนลด ภาษี น้ำหนัก (และรายละเอียดการจัดส่งอื่น ๆ )
III.Daily Scrum Meeting :
ในทุก ๆ เช้า ทีมจะมีการประชุมสั้น ๆ 10-15 นาที เพื่อบอกว่า เมื่อวานทำอะไร วันนี้จะทำอะไร ขั้นตอนต่อไป คืออะไร และมีปัญหาอะไรบ้าง เพื่อให้การทำงานในทุก ๆ วันเป็นไปอย่างราบรื่น รู้ว่ากำลังเดินเข้าสู่เป้าหมายหรือยัง และมีการแก้ไขปัญหาอย่างต่อเนื่อง
บทความนี้ เพื่อจุดประกายให้ผู้สนใจแนวคิด Agile ได้ศึกษาเพิ่มเติม จาก สื่อ Social ต่าง ๆ ที่มีผู้เผยแพร่ไว้กว้างขวางหลายมุมมองอย่างน่าสนใจ เพื่อได้เข้าใจ และนําไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์กับองค์กรได้อย่างเป็นรูปธรรม
โดย นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี
Newsletter • Issue 98 Page 28-29
