ได้เวลา ก้าวสู่ DIGITAL ACCOUNTING
จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 99 เดือนกรกฎาคม-กันยายน 2564
ได้เวลา ก้าวสู่ DIGITAL ACCOUNTING
การกลับมาของ Covid-19 ระลอก 3 ที่หนักหนาสาหัส กันถ้วนหน้า โดยเฉพาะสำหรับนักบัญชี ผู้เขียนได้ยินเสียงบ่นจากทุกทิศทางว่า ช่างมาได้จังหวะที่เป็นช่วงเวลาที่เป็น Tax Season หรือหน้างบที่นักบัญชีต้องปิดงบประจำปี เพื่อนำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรกัน
การอาละวาดหนักของ Covid-19 เชื้อแพร่กระจายไปทั่ว จนไม่สามารถไว้ใจใครได้ รัฐบาลต้องขอความร่วมมือให้ WFH กันอีกครั้งหนึ่ง สิ่งที่เกิดขึ้นในวงการบัญชีก็คือ "หมอพร้อมแต่เรายังไม่พร้อม" เพราะยังทำบัญชีบน Desktop อยู่ จะให้ลูกน้องเข้ามาก็ต่างคนต่างกลัวจะเอาเชื้อมาแจกกัน โดยเฉพาะในหมู่เฮาชาวสำนักงานบัญชีซึ่งกุมงานบัญชีไว้กว่า 80% ของ SMEs ที่เจอปัญหาเพิ่มมาอีกคือ ลูกค้าก็กลัวไม่สะดวกเอาเอกสารมาส่ง หรือในสำนักงานบัญชีบางแห่ง มีเจ้านายหรือลูกน้องติด Covid-19 ต้องกักตัวก็ยิ่งไปกันใหญ่
ดังนั้น นอกจากจะขอร้องให้พวกเราชาวนักบัญชีไปฉีดวัคซีน เพื่อตัวเอง ครอบครัว และประเทศชาติกันแล้ว อีกเรื่องหนึ่งที่อยากจะขอคือได้เวลาสมควรอย่างยิ่งที่จะทำระบบบัญชีให้เป็น Digital Accounting ด้วยการพัฒนาสู่ระบบบัญชี Online (Cloud) กันแล้ว ไม่ว่าท่านจะอยู่ในมุมของเจ้าของธุรกิจ นักบัญชีก็จะได้รับประโยชน์โดยถ้วนหน้ากันโดยมีประโยชน์หลักๆ 4 ข้อใหญ่
1.สามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลบัญชีแบบ Real Time จากที่ใดก็ได้ และบนอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น PC/Notepad/Mobile เพราะในภาวะวิกฤตนั้นตัวเลขทางบัญชี สำคัญต่อการนำมาใช้ในการตัดสินใจ การทำบัญชีออนไลน์จะช่วยให้ทั้งนักบัญชีและเจ้าของธุรกิจสามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลแบบ Real Time จากที่ไหนก็ได้ ซึ่งสอดรับกับการ WFH เป็นอย่างมาก
2.สามารถเชื่อมโยงข้อมูลบัญชีจากโปรแกรมอื่นๆ เช่น e-Commerce มายังโปรแกรมบัญชี โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำๆ
3.โปรแกรมบัญชีออนไลน์ยังช่วยด้านความปลอดภัยของข้อมูล เพราะข้อมูลของเรา จะถูก Backup และเก็บไว้อย่างปลอดภัยบน Cloud ไม่ต้องกังวลว่าข้อมูลจะหายเพราะไวรัส น้ำท่วม ไฟไหม้ หรือถูกแฮกข้อมูลอีกต่อไป และยังประหยัดทั้งเวลาในการ Backup จัดเก็บค่า Server และค่าบุคคลากร IT
4.ช่วยให้การบริหารเงินของกิจการทำได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ในภาวะวิกฤตเช่นนี้ การบริหารเงินในกระเป๋าสำคัญอย่างยิ่ง โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่จะสามารถดึงตัวเลขเงินเข้า - ออกจากธนาคารของเรามายังโปรแกรมบัญชี ซึ่งนอกจากจะทำให้เราเห็นตัวเลขแบบ Real Time แล้ว ยังมีรายงานที่ช่วยประมาณเงินรับ - จ่าย ให้อีกด้วย
เมื่อเห็นดีด้วยจากประโยชน์ที่จะได้รับแล้ว เรามาวางแผนกันเลย...
1.จัดประชุมทีมงาน เพื่อตั้งเป้าหมายและวางแผนการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เพื่อขจัด Pain Point และความเสี่ยงต่างๆที่ประสบอยู่ ในเรื่องของทีมงานนี้ สำคัญมากที่ควรจะให้เขามีส่วนร่วมตั้งแต่ต้น เพราะจากประสบการณ์ของผู้เขียน พบว่าบางกรณีที่ผู้บริหาร เลือกโปรแกรมเองแล้วค่อยมามอบหมายความรับผิดชอบในการสานต่อให้นักบัญชี จะเกิดปัญหาที่นักบัญชี ไม่ยอมรับโปรแกรมบัญชีที่เลือกและไม่ยอมใช้งาน ทำให้โครงการนั้นไปต่อไม่ได้ทั้งๆที่เสียเงินซื้อโปรแกรมมาแล้ว
2. ทบทวนและวางระบบบัญชีเพื่อรองรับ วงจรรายได้ วงจรรายจ่าย วงจรการผลิต ระบบบริหารเงินและทุนหมุนเวียน เพื่อการทำงานที่รวดเร็วควรจะนำวิธีการทำงานแบบ Agile มาใช้ คือ ทยอย Implement ระบบงานทีละส่วน โดยพิจารณาจากส่วนที่จำเป็นที่สุด หรือมีปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไขโดยด่วนก่อน
หลักการของการทำบัญชีออนไลน์ คือ ทุกคนบันทึกและเข้าถึงข้อมูลบนฐานข้อมูลเดียวกัน ดังนั้นเราควรจะวางแผนให้มีการใช้โปรแกรมบัญชีให้เต็มประสิทธิภาพที่สุดในทุกวงจร ไม่ว่าจะเป็น รายได้ รายจ่าย ๆลๆ รวมทั้งต้องใช้ความสามารถพิเศษในโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่เปิดกว้างให้มีการเชื่อมโยงข้อมูลด้วย APIจากโปรแกรม หน้างาน (Front Office) เช่น e-Commerce, Hotel, Restaurant, Payroll ๆลๆ ไปยังโปรแกรมบัญชี โดยตรงโดยไม่ต้องมีการบันทึกข้อมูล ซ้ำซ้อนอีก ซึ่งจะเป็นการประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และลดความผิดพลาดอีกด้วย
3.เลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับกิจการ โดยหาตัวเลือกสัก 2 - 3 โปรแกรม แลัวนัดผู้ขายให้สาธิตและตอบข้อซักถาม ทางออนไลน์ เมื่อนำมาเปรียบเทียบแล้วตัดสินใจเลือก บนความต้องการและงบประมาณที่มี โดยปกติ โปรแกรมบัญชีออนไลน์จะเรียกเก็บค่าบริการเป็นรายเดือนและจะมีส่วนลด ถ้าเราเลือกจ่ายแบบรายปี โปรแกรมบัญชีดูเผินๆมีโครงสร้างหน้าตาคล้ายๆกันหมด ดังนั้น วิธีเลือกให้ดูความมั่นคง ยั่งยืนของผู้พัฒนาและผู้ขายด้วยคำถามง่ายๆ คือโปรแกรมนี้พัฒนาโดยใคร มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องบ่อยแค่ไหน มีผู้ใช้กี่รายแล้ว ผู้ขายมีการดำเนินการมากี่ปีและดูบริการหลังการขาย
อีกมุมหนึ่งที่ผู้เขียนอยากให้ระมัดระวัง คือ โปรแกรมชั้นนำในระดับสากล ส่วนใหญ่มีการออกแบบระบบและพัฒนาอย่างต่อเนื่องมาอย่างดีแล้ว เราควรจะปรับตัวเราให้อยู่บนระบบอันเป็นสากลนั้น แทนที่จะมองหาระบบที่สามารถปรับเปลี่ยนตามใจเรา จนผิดโครงสร้างของระบบบัญชีที่ดี
4. อบรมการใช้งาน ให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
5. เริ่มบันทึกข้อมูล โปรแกรมที่ดีจะต้องสามารถมี Tools ที่ช่วยโอนข้อมูลหลัก (Master) จากโปรแกรมบัญชีเดิมมายังโปรแกรมบัญชีออนไลน์เพื่อตั้งต้นใหม่ เช่น ผังบัญชี รหัสสินค้า ลูกหนี้ เจ้าหนี้ เป็นต้น และมีการอำนวยความสะดวกในการดึงข้อมูลจาก Invoice ที่ Supplier ส่งมาในระบบ เพื่อบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติ ด้วย OCR (การแปลงภาพให้เป็นข้อมูล) หรือ AI (ปัญญาประดิษฐ์ที่จะช่วยบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติจากการเรียนรู้พฤติกรรมการบันทึกบัญชีของเราในอดีต)
6. ใช้ประโยชน์จากรายงานต่างๆ ที่มีผู้เขียนเชื่อมั่นว่าเมื่อมาถึง 6 ขั้นตอนนี้แล้ว เราจะพูดได้เต็มปากเต็มคำว่า ระบบบัญชีของเรา เป็น Digital Accounting แล้ว และไม่ว่าท่านจะเป็นเจ้าของธูรกิจหรือนักบัญชีท่านจะพบว่า ชีวิตมีความสะดวกสบายขึ้น จะ WFH ก็ไม่หวั่น เพราะสามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลเวลาใดและจากที่ใดก็ได้แม้กระทั่งจากโทรศัพท์มือถือ และจะนึกเสียดายที่ปล่อยเวลาให้ผ่านมาจนถึงบัดนี้
โดย นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี
Newsletter • Issue 99 Page 28-30
