WORK FROM HOME อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ?
จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 89 เดือนพฤษภาคม 2563
WORK FROM HOME อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ?
เราเคยคุุยกันก่อนหน้านี้แล้วว่าแนวโน้มของโลกนั้นคนรุ่นใหม่จะไม่นิยมทำงานแบบแปดโมงเช้าถึงห้าโมงเย็น แต่จะนิยมการทำงานแบบเป็น Freelance ผ่านออนไลน์ ซึ่งเราก็คงมองว่ายังเป็นเรื่องไกลตัว แต่เมื่อเกิดเหตุการณ์ Covid-19 ที่รัฐบาลขอความร่วมมือให้องค์กรต่าง ๆ Work from Home (WFH) เพื่อความปลอดภัยของทุกคนและสังคม เราจึงจำเป็นต้องกลับมาทบทวนเรื่องนี้กัน เท่าที่ได้ยินมาวงการนักบัญชีและสำนักงานบัญชีดูจะปรับตัวกับ WFH ยากที่สุุด เพราะเรามีงานเอกสารมากมายและส่วนใหญ่ก็ยังไม่ได้ใช้ระบบบัญชี บน Cloud ผู้เขียนแอบเห็นเจ้าของสำนักงานบัญชีแห่งหนึ่ง Comment ใน Social ว่า เขากังวลว่าถ้าให้ทีมงาน WFH การทำงานจะไม่มีประสิทธิภาพเพราะอยู่ไกลสายตา บ้างก็บอกว่าเป็นไปไม่ได้ เพราะระบบบัญชียังไม่รองรับ อีกทั้งเป็นไปไม่ได้ที่จะให้ลูกน้องขนเอกสารที่มีอยู่มากมายกลับไปทำที่บ้าน
พอดููแนวโน้มการแพร่ไม่หยุดของ Covid-19 ว่าจะต้องมีการ WFH ซึ่งเป็นเรื่องใหม่ของเรา ผู้เขียนก็เริ่มศึกษาข้อมูลจาก Best Practice ใน Google แล้วก็นำมาปรับใช้กับบรรยากาศการทำงานของกิจการ ซึ่งขอนำมาแบ่งปันกัน ในแง่มุมของการทำงานของสำนักงานบัญชี ซึ่งอาจจะนำไปใช้กับงานในแผนกบัญชีได้เช่นกัน ดังนี้
1. ก่่อนอื่นควรกำหนดให้ตรงกันก่อนว่าเราจะใช้ Program หรือ Application อะไรในเรื่องต่าง ๆ
ในการสื่อสารกันระหว่างทีมงานในช่วง WFH
ผู้เขียนเลือกใช้ Skype ที่ดูจะเป็นเชิงธุรกิจ ในการสื่อสารกับทีมงาน โดยตั้งกลุ่มขึ้นมาในการสื่อสาร ทั้งกลุ่มรวมทั้งบริษัท และกลุ่มแยกตามแผนก หากเราไม่สะดวกอาจจะเลือกใช้ LINE ที่ส่วนใหญ่คุ้นชินก็ทำได้
ในการประชุุมกับทีมงานและลููกค้า
สำหรีบการประชุมแบบ VDO conference นั้น Program ที่ลูกค้านิยมใช้ คือ Zoom เราจึงกำหนดการประชุมทีมงานให้ใช้ Zoom เช่นกัน เพื่อให้ทุกคนได้เรียนรู้การใช้งาน Program Zoom นั้นสามารถใช้ฟรีแต่ต้องใช้เวลาประชุมไม่เกิน 40 นาที และ จำนวนผู้เข้าประชุมไม่เกิน 100 คนต่อครั้ง ซึ่งก็เกินพอและนับว่าเป็นการดีที่บีบให้มีการประชุมที่กระชับมากขึ้น ข้อดีของ Zoom คือเราสามารถ Present งานระหว่าง การประชุุมได้ด้วย และเห็นหน้ากับทุกคน และตอบโต้กันได้เลย ส่วนLINEก็ใช้VDO ConferenceและPresentได้แต่จะเห็นหน้ากันแบบชัดๆได้สูงสุด 6 คนเท่านั้น
ในการทำบัญชี
เราคงต้องเริ่มที่จะเลือกดู Program บัญชีแบบ Cloud ที่จะรองรับการทำงานจากที่ไหนก็ได้ แต่แค่ Program คงไม่พอ เราจะต้องปรับเปลี่ยนระบบการทำงานให้สามารถรองรับการ WFH ด้วย
สำหรับผู้เขียนนั้น มีการใช้ QuickBooks Online ทำงานร่วมกับลูกค้าอยู่แล้ว ซึ่ง Program สามารถรองรับการ Scan เอกสารแนบไว้กับการลงบัญชี ซื้อ ขาย รับ จ่าย แต่ละรายการ ที่ผ่านมาจึงได้กำหนดให้ลูกค้าเป็นผู้ Scan เอกสารแนบไว้ให้เราไว้เลยในแต่ละเดือน แล้วจึงส่งเอกสารตัวจริงมาให้เช็คความถูกต้องและใช้ในการจัดทำภาษี และเราโชคดีที่มีการปิดบัญชีเดือนต่อเดือน เมื่อเจอการที่จะต้องปิดบัญชีปี ในช่วง Covid-19 เราจึงทำงานได้แบบสบาย ๆ ไม่เครียดเหมือนเพื่อน ๆ สำนักงานบัญชีหลายรายที่ยังตามใจลูกค้าให้ส่งเอกสารแบบมาเรื่อย ๆ จนต้องระดมปิดปีละครั้ง ซึ่งในยามปกติก็ทำได้แต่ถ้าต้อง WFH นั้นเป็นไปไม่ได้เลย หากมีเคอร์ฟิว 24 ชม. จริง ๆ คงต้องให้ลูกน้องนอนพักที่สำนักงานแทนกันเลย
2.การสื่อสารกับลููกค้าและคู่ค้า
สิ่งที่สำคัญในช่วง WFH คือ ลูกค้า-คู่ค้ายังต้องติดต่อเราได้เหมือนเดิม เราจึงต้องกำหนดหมายเลขโทรศัพท์มือถือที่จะให้ลูกค้าติดต่อมาและผู้รับผิดชอบที่จะคอยรับสายและรายงานเข้ามาในห้องรวมใน Skype เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องติดต่อกลับ และต้องแจ้งผ่านทุกช่องทางที่มี
(Email, Website, Line Official, FB Fanpage) ว่าช่วง WFH ลูกค้าจะสามารถติดต่อเราด้วยช่องทางใดได้บ้าง ระหว่าง WFH นั้นการประชุมกับลูกค้าคือยังทำได้ตามปกติผ่าน Program Zoom นั้นเอง
สิ่งที่สำคัญในช่วง WFH คือ ลูกค้า-คู่ค้ายังต้องติดต่อเราได้เหมือนเดิม เราจึงต้องกำหนดหมายเลขโทรศัพท์มือถือที่จะให้ลูกค้าติดต่อมาและผู้รับผิดชอบที่จะคอยรับสายและรายงานเข้ามาในห้องรวมใน Skype เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องติดต่อกลับ และต้องแจ้งผ่านทุกช่องทางที่มี
(Email, Website, Line Official, FB Fanpage) ว่าช่วง WFH ลูกค้าจะสามารถติดต่อเราด้วยช่องทางใดได้บ้าง ระหว่าง WFH นั้นการประชุมกับลูกค้าคือยังทำได้ตามปกติผ่าน Program Zoom นั้นเอง
3.การบริหารงานและทีมงาน
กำหนดเป้าหมายและวัดผลงานที่ผลสำเร็จของงาน
การ WFH นั้นเราต้องปรับเปลี่ยนความคิดของเราจากการที่ต้องเห็นพนักงานตัวเป็น ๆ มานั่งทำงานให้เราเห็นให้ครบ 8 ชม. มาเป็นการตั้งเป้าหมายการทำงานที่เหมาะสม กำหนดวันที่ต้องทำงานเสร็จแล้ววัดกันที่ผลสำเร็จของงานแทน
ระหว่าง WFH นั้นเราควรกำหนดให้พนักงานเข้ามารายงานตัวใน Skype ทุกเช้า เพื่อให้ทุกคนยังรู้สึกว่ายังอยู่ในบรรยากาศการทำงานและทุกเย็นให้สรุปเป็นรายงานส่งมาว่าวันนี้ได้ทำอะไรบ้าง
จัดให้มีการประชุม VDO Conference ระหว่างทีมงานเป็นครั้งคราว เพื่อติดตามผลงานและเพื่อให้มีบรรยากาศของการทำงานร่วมกันซึ่งควรกำหนดรูปแบบของบรรยากาศโดยรอบและการแต่่งกายให้เหมาะสม ระหว่างประชุุม
กำชับทีมงานให้มีการตอบกลับภายใน 15-30 นาที หากได้รับการติดต่อจาก ทีมงาน ลูกค้าหรือ คู่ค้า
ระหว่าง WFH นั้นเราควรกำหนดให้พนักงานเข้ามารายงานตัวใน Skype ทุกเช้า เพื่อให้ทุกคนยังรู้สึกว่ายังอยู่ในบรรยากาศการทำงานและทุกเย็นให้สรุปเป็นรายงานส่งมาว่าวันนี้ได้ทำอะไรบ้าง
จัดให้มีการประชุม VDO Conference ระหว่างทีมงานเป็นครั้งคราว เพื่อติดตามผลงานและเพื่อให้มีบรรยากาศของการทำงานร่วมกันซึ่งควรกำหนดรูปแบบของบรรยากาศโดยรอบและการแต่่งกายให้เหมาะสม ระหว่างประชุุม
กำชับทีมงานให้มีการตอบกลับภายใน 15-30 นาที หากได้รับการติดต่อจาก ทีมงาน ลูกค้าหรือ คู่ค้า
เปิดโอกาสให้ทีมงานมีการพูดคุยตามปกติหรือมีกิจกรรมผ่อนคลายทายปัญหา หรือเล่นเกมส์ผ่านห้องSkype เสมือนหนึ่งที่เขาได้คุยกันในช่วงพักเบรคหรือทานข้าวกลางวันเพื่อไม่ให้แต่ละคนรู้สึกโดดเดี่ยว
หวังว่าข้อมูลดังกล่าวจะมีประโยชน์บ้าง แต่สำหรับผู้เขียนยังมองเห็นว่าต้องนำไปขบคิดต่อเพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้นอีกหลายเรื่อง เรื่องที่สำคัญคือการจัดทำภาษีแบบ WFH คงต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานทั้งของเรา ของลูกค้า และอาจจะต้องนำเสนอต่อกรมสรรพากร ให้มีการปรับเปลี่ยนกฎเกณฑ์ต่าง ๆ ให้สามารถมีการทำงาน WFH ที่ราบรื่นกันทุกฝ่ายได้มากขึ้น
ผลที่ได้ในทางอ้อมแต่เป็นประโยชน์มากคือวิกฤตครั้งนี้ ทำให้เราได้เรียนรู้ ว่าบนความไม่แน่นอนต่าง ๆ เราควรจะเริ่มปรับตัวจากการจ้างพนักงานประจำเป็นการจ้างแบบ Freelance ให้มากขึ้นเพื่อที่เราจะไม่ต้องเครียดกับการแบกภาระเรื่องคน หากพบวิกฤตอีกในครั้งต่อไป ส่วนพนักงานของเราก็ได้เริ่มเรียนรู้การ WFH และวันหนึ่งถ้าเขาสนใจ เราอาจจะเปิดโอกาสให้สามารถเปลี่ยนจากพนักงานประจำไปแบบมีอิสระด้วยการทำงานแบบ Freelance เราจะผ่านวิกฤตนี้ไปด้วยกัน สวัสดีค่ะ
โดย นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ
กรรมการ ในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี
Newsletter • Issue 89 Page 9-10
Network Advisory Team Ltd. (NAT)
Due to Covid-19 Social distance policy, we are working from home but our services still remain, please contact us according to the info below:
Due to Covid-19 Social distance policy, we are working from home but our services still remain, please contact us according to the info below:
เพื่อให้ความร่วมมือกับภาครัฐในการระงับการแพร่กระจายของ Covid-19 ทีมงานของเราจึงทำงานจากที่บ้านแต่ท่านสามารถติดต่อหรือประสานงานได้ ตามข้อมูลการติดต่อด้านล่าง
QuickBooks software : Tel. Chusana (PUI) 081 732 4733 Thitinan (KAT) 092 659 7772 Panupong (MO) 083 077 4694
Accounting & tax services : Tel. 081 820 2039
Email : info@thaiaccounting.com
Line : @natthaiac
