AI และ ESG: เส้นทางสู่อนาคตของวิชาชีพบัญชี

จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 113 มกราคม-มีนาคม 2568

โดย นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ คณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี

 สวัสดีปีใหม่ 2568 ในปีนี้สิ่งที่นักบัญชีจะมองข้ามไปไม่ได้เลยคือ คำว่า AI และ ESG

 “AI” ย่่อมาจาก Artificial Intelligence คือ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่มีฟังก์ชันที่สามารถทำงานได้เหมือนกับมนุษย์ และสามารถเลียนแบบการทำกิจกรรมของมนุษย์ได้ “ESG” เป็นแนวคิดเกี่ยวกับการพัฒนาขององค์กรอย่างยั่งยืน ซึ่งย่อมาจาก Environment Social และ Governance

ปัจจุบัน ESG ได้รับความนิยมจากนักลงทุนทั่วโลกเนื่องจากเป็นแนวคิดที่นักลงทุนใช้ประกอบการพิจารณาลงทุน โดยจะให้ความสำคัญกับธุรกิจ ที่คำนึงถึงความรับผิิดชอบ 3 ด้านหลัก คือ สิ่งแวดล้อม สังคม และการกำกับดูแล 

ในยุคที่ธุุรกิจกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว วิชาชีพบัญชีกำลังอยู่ในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อของเศรษฐกิจขาลง การพลิกวิกฤตเป็นโอกาสด้วยการนำ AI กับ ESG มาใช้เป็นช่องทางการทำมาหากินที่ In trend จะเป็นการปรับตัวที่มีศักยภาพในการกำหนดอนาคตของวิชาชีพบัญชี ในการเดินทางสู่อนาคตนี้ นักบัญชีจึงจำเป็นต้องเข้าใจว่า AI และ ESG สามารถยกระดับวิชาชีพบัญชีไปสู่ความมั่นคงอย่างยั่งยืนได้อย่างไร

การนำ AI มาใช้ในงานบัญชี

AI ลดความซ้ำซ้อนในงานบัญชี 

AI มีศักยภาพในการปฏิวัติวิชาชีพบัญชีโดยช่วยให้งานประจำ เช่น การป้อนข้อมูล การกระทบยอด และการสร้างรายงาน เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำซ้อนอีกต่อไป ซึ่งไม่เพียงเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดของมนุษย์ ทำให้นักบัญชีสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมเชิงกลยุทธ์มากขึ้น 

AI ช่วย่การวิเคราะห์ข้อมูลบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

AI สามารถช่วยวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินที่มีปรืมาณมากเพื่อค้นหารูปแบบและข้อมูลเชิงลึกที่ไม่เคยมีมาก่อน ศักยภาพของ AI ด้านนี้ช่วยให้นักบัญชีสามารถให้การคาดการณ์ที่แม่นยำยิ่งขึ้น ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และให้คำแนะนำที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่ลูกค้า 

AI ช่วยด้านการตรวจสอบทางบัญชี 

AI สามารถปรับปรุงกระบวนการตรวจสอบได้อย่างมาก โดยการตรวจสอบธุุรกรรมอย่างต่อเนื่องเพื่อหาความผิดปกติหรือความไม่สอดคล้องในการปฏิบัติให้เป็นไปตามมาตรฐานหรือข้อกำหนดต่าง ๆ วิธีการเชิงรุกนี้ ช่วยในการตรวจจับการทุจริตตั้งแต่เนิ่นๆ และเพิ่มความสมบูรณ์ของการรายงานทางการเงินโดยรวมว่ากันว่า การนำ AI มาช่วยจะทำให้งานตรวจสอบบัญชีเป็นงานที่สามารถตรวจได้ 100 % โดยไม่ต้องมีการ Sampling อีกต่อไป

การผสาน ESG เข้ากับการปฏิบัติงานบัญชี

ในยุคนี้ที่เรากำลังผจญกับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปในหลายด้าน รวมไปถึงสภาพอากาศที่แปรปรวนจากสภาวะโลกร้อน ที่อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินธุุรกิจ โดยธุรกิจต่างๆต้องหันมาประกาศว่าเป็นธุุรกิจที่มี

นโยบายความยั่งยืน (Sustainable) และนำเอาหลักการ ESG มาเป็นส่่วนหนึ่งในการดำเนินธุุรกิจ นักบััญชีจึงมีบทบาทสำคัญในการจัดทำรายงานความยั่งยืนที่นำเสนอนโยบายและกลยุทธ์ด้านสิ่งแวดล้อม สังคมและการกำกับดูแลของบริษัท เพื่อตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นจากผู้มีส่วนได้เสียในการเปิดเผยข้อมูล

ในการประเมินความเสี่ยง นักบััญชีจะต้องรายงานความเสี่ยงด้านสิ่งแวดล้อม สังคมและการกำกับดูแลที่อาจส่งผลกระทบต่อผลการดำเนินงานทางการเงินของบริษัทได้วิธีการจัดการความเสี่ยงแบบองค์รวมนี้ช่วยให้ธุรกิจมีความยืดหยุ่นในระยะยาว

ESG ไม่ใช่เพียงแค่การปฏิิบััติตามข้อกำหนด แต่เป็นการสร้างมูลค่าเพิ่มให้กิจการเพราะบริษัทที่ให้ความสำคัญกับ ESG จะเป็นที่สนใจจากนักลงทุนว่ามีความน่าเชื่อถือและมีความรับผิดชอบต่อสังคมซึ่งสามารถเสริมสร้างชื่อเสียงและดึงดูดการลงทุนได้ นักบััญชีสามารถช่วยให้ธุุรกิจใช้ประโยชน์จาก ESG เพื่อสร้างมูลค่าที่ยั่งยืน และขับเคลื่อนการเติบโตในระยะยาว

เส้นทางสู่อนาคต

AI และ ESG เป็นโอกาสทองสำหรับวิชาชีพบััญชีในการพัฒนาและเติบโต โดยการนำ AI มาใช้ นักบัญชีสามารถเพิ่มความสามารถในการวิิเคราะห์และประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ในขณะเดียวกัน ESG ช่วยให้ธุุรกิจดำเนินการอย่างมีความรับผิดชอบและยั่งยืน เพื่อตอบสนองความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสียในยุคปัจจุบัน และเพื่อรองรับอนาคตอย่างมั่นคง

ในขณะที่โลกธุุรกิจก้าวไปข้างหน้า นักบััญชีจำเป็นต้องติดตามและพัฒนาทักษะของตนอย่างต่อเนื่อง อนาคตของวิิชาชีพบััญชีข่ึ้ขึ้นอยู่กับความสามารถในการปรับตัวและนวัตกรรมโดย่การใช้ AI และ ESG เพื่อสร้างมูลค่าเพิ่มและขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกในโลกธุุรกิจ

 Newsletter • Issue 113 Page 14-15

ปิดงบบัญชี’61 อย่างไร ให้ปลอดภัยจากการมาเยือนของสรรพากร?

วารสาร K SME Inspired ฉบับ มีนาคม  2562

โดย ศิริรัฐ โชติเวชการ

ปิดงบบัญชี’61 อย่างไร ให้ปลอดภัยจากการมาเยือนของสรรพากร?

โดย ศิริรัฐ โชติเวชการ

​

เชื่อว่าตอนนี้ นิติบุคคลส่วนใหญ่กำลังง่วนกับการปิดงบบัญชี ปี พ.ศ.2561 เพื่อยื่นภาษีให้ทันภายในปลายเดือนพฤษภาคม 2562

​

หลายท่านคงเคยอ่านข่าวเกี่ยวกับนโยบายของท่านอธิบดีกรมสรรพากร เอกนิติ นิติทัณฑ์ประภาศ ที่ตั้งเป้าว่า

ในปี พ.ศ.2561 จะทำระบบวิเคราะห์ข้อมูล

        พ.ศ.2562 จะเชื่อมระบบข้อมูลต่างๆ เข้าด้วยกัน

        พ.ศ.2563 การเก็บภาษีของกรมสรรพากรจะเป็น ระบบ AI เต็มตัว ระบบจะสามารถรู้ได้ เลยว่าผู้เสียภาษีคนไหนยังเสียภาษีไม่ครบ โดยไม่ต้องใช้ดุลพินิจของเจ้าหน้าที่

ดังนั้น การปิดงบปี พ.ศ.2561 จึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ที่บรรดานิติบุคคลจะต้องตรวจตราให้ดีก่อนที่จะอนุมัติงบการเงินจากตัวเลขที่นักบัญชีหรือสำนักงานบัญชีปิดงบมาให้ เพราะการใช้ AI ในการตรวจเช็กความผิดปกติของงบการเงินได้เริ่มขึ้นแล้ว

​

โดยกรมสรรพากรเองก็ได้ออกมาเตือนว่า กรมสรรพากรได้มีการใช้ AI หรือปัญญาประดิษฐ์ พูดง่ายๆ คือ ระบบคอมพิวเตอร์อัจฉริยะ ในการวิเคราะห์ข้อมูลของผู้เสียภาษีที่เป็นนิติบุคคล และถ้าเจ้า AI ตรวจเจอว่า งบการเงินของกิจการใดมีประเด็นความเสี่ยง ก็จะมีคำสั่งจากส่วนกลางไปยังสรรพากรเขตที่กิจการนั้นตั้งอยู่ ให้ทำการตรวจสอบ ประเด็นต่างๆ ที่เจอและสรรพากรเขตก็มีหน้าที่ตรวจและรายงานผลภายในเวลาที่กำหนด โดยไม่ได้มีสิทธิที่จะเลือกเองว่าจะตรวจหรือไม่ตรวจรายใด ดังที่เคยเป็นในระบบเดิม

​

สำหรับประเด็นยอดฮิตที่เขาตั้งเกณฑ์ไว้ให้เจ้า AI คอยตรวจจับมี 8 ประเด็น ที่ต้องให้ความสำคัญ และถ้าปิดงบครั้งนี้ท่านยังปล่อยให้งบของท่านติดเกณฑ์ ความเสี่ยงเหล่านี้ ก็ให้เตรียมตัวรับบัตรเชิญจากกรมสรรพากรไว้ได้เลย

1.ขาดทุนขั้นต้น

ในการทำมาค้าขายนั้น ถ้าเรามีตัวเลขขาดทุนขั้นต้นคือ เมื่อเอายอดขายหักด้วยต้นทุนขายแล้วติดลบนั้น ถือเป็นความผิดปกติอย่างไม่น่าให้อภัย หากเจ้า AI พบว่ากิจการของท่าน มีสภาวะขาดทุนขั้นต้น เป็นที่แน่นอนว่าจะต้องถูกเรียกตรวจสอบเพื่อเจาะลึกไปถึงความถูกต้องของยอดขาย ต้นทุนขาย ต้นทุนการผลิต และการคํานวณมูลค่าสินค้าคงเหลือ

ยกตัวอย่าง ยอดขายไม่ถูกต้อง เพราะท่านอาจจะตั้งราคาขายต่ำกว่า ราคาตลาด เป็นต้น

2.ขาดทุนสะสมมากกว่าทุนชำระ

การที่งบการเงินใดมีขาดทุนสะสมมากกว่าทุนนั้น แสดงว่าการประกอบกิจการโดยมีผลขาดทุนมาโดยตลอด และสะสมมาจนเกินกว่าเงินลงทุน เป็นอีกกรณีหนึ่งที่น่าสงสัยอย่างยิ่งว่า น่าจะแสดงรายได้ไว้ไม่ครบถ้วนถูกต้อง ท่านจะต้องถูกตรวจเชิงลึกทั้งด้านรายได้ ต้นทุนการ ผลิต ต้นทุนขายและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ํ เพื่อพิสูจน์ความครบถ้วนถูกต้อง

3.สินค้าคงเหลือมากผิดปกติเมื่อเทียบกับรายได้

ท่านจะเป็นผู้ต้องสงสัยว่าอาจแสดงยอดขายไม่ครบถ้วน และถูกตรวจสอบความครบถ้วนของการบันทึกรายรับ รวมไปถึงการตรวจนับสินค้าคงเหลือเพื่อพิสูจน์ความถูกต้อง และความมีอยู่จริงของรายการสินค้าคงเหลือปลายงวดด้วย เพราะอาจมีการขายที่ไม่แสดงไว้และกำหนดสินค้าคงเหลือขึ้นมาโดยไม่มีสินค้าจริง

4.ยอดขายตาม ภ.พ.30 ต่างกับยอดรายรับในงบการเงิน

ประเด็นความเสี่ยงข้อนี้มาจากสมมุติฐานที่ว่าถ้าเป็นกิจการทั่วไปที่ขายสินค้าในประเทศอย่างเดียว ยอดขายที่ต้องเสียภาษีตามแบบ ภ.พ.30 กับยอดรายได้ตามแบบ ภ.ง.ด.50 ควรจะเท่ากัน แต่ในความเป็นจริงการที่ยอดขาย ตาม ภ.พ.30 ต่างกับยอดรายรับในงบการเงินอาจจะเกิดขึ้น โดยผู้เสียภาษีไม่ได้ทำผิดอะไร

ยกตัวอย่าง เช่น ในธุรกิจบริการซึ่งรับรู้ VAT เมื่อได้รับชำระเงิน ย่อมจะมีผลต่างตรงนี้เกิดขึ้น แต่เมื่อกรมสรรพากรได้ตั้งประเด็นนี้ให้เจ้า AI ตรวจจับ ผลที่เกิดขึ้น คือ มีกิจการถูกเรียกตรวจมากมาย จนเป็นภาระแก่เจ้าหน้าที่และยังเป็นภาระแก่ผู้ประกอบการที่ต้องมาเสียเวลากระทบยอดขายยืนยันตัวเลขเพื่อปกป้องตัวเอง อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนขอแนะนำให้กิจการนิติบุคคลที่มีผลต่างดังกล่าวเตรียมกระทบยอดไว้เลย เพราะถ้าเงื่อนไขนี้ยังอยู่ ท่านต้องโดนเรียกตรวจสอบแน่นอน

5.มีเงินให้กู้ยืมแต่ไม่มีดอกเบี้ยรับ

หมายถึงในงบดุลแสดงรายการลูกหนี้เงินให้กู้ยืมแต่ไม่ปรากฏรายการดอกเบี้ยรับในงบกําไรขาดทุน จะถูกประเมินดอกเบี้ยรับและเสียภาษีธุรกิจเฉพาะจากดอกเบี้ยรับนั้น ยิ่ง ไปกว่านั้นหากพบว่าไม่มีการโอนเงินให้แก่ผู้กู้จริงอาจถูกมองว่าเป็นการสร้างรายการทางบัญชีจากเงินสดที่ได้จากการขาย แต่ไม่บันทึกเป็นรายได้

6.มีค่าใช้จ่ายด้านที่ปรึกษา นายหน้า ฯลฯ สูงผิดปกติ

เป็นที่รู้กันว่าเมื่อปิดงบการเงินออกมาแล้ว พบว่ากิจการมีกำไรมาก ผู้ประกอบการมักจะนิยม เพิ่มค่าใช้จ่าย ด้วยการตั้งค้างจ่ายค่านายหน้า ค่าที่ปรึกษา ฯลฯ เพื่อให้กำไรลดลง แต่กรมสรรพากรก็รู้เท่าทันเกมเหล่านี้ของผู้ประกอบการเช่นกัน จึงสั่งเจ้า AI ให้คอยตรวจจับประเด็นนี้ด้วย ดังนั้น ก่อนปิดงบให้ตรวจสอบว่าท่านมี รายการดังกล่าวที่พิสูจน์ได้ว่าใช้บริการจริง ในราคาที่สมเหตุผลหรือไม่

7.มียอดรายได้จากการโดนหักภาษี ณ ที่จ่าย มากกว่ารายได้ในงบฯ

รายได้บางตัวที่เราอาจจะเผลอโดยตั้งใจ หรือไม่ก็ตาม ไม่นำมาลงบัญชีขาย แต่ปรากฏว่า รายการนั้นถูกลูกค้าหักภาษี ณ ที่จ่ายและไปรายงานต่อกรมสรรพากรไว้ว่าเป็นรายได้ของเรา ทำให้เจ้า AI ตรวจเจอและถือว่าเรามีความเสี่ยงที่จะลงบัญชีรายได้ไว้ไม่ครบถ้วน

8.ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายข้ามรอบบัญชี/ทำรายจ่ายเท็จ

ข้อนี้มักจะมาจากผลพวงของข้อ 6 คือ มีการตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ค่านายหน้าหรือค่าที่ปรึกษาไว้ในงวดก่อนๆ แต่ไม่มีการจ่ายออกไปจริง ภายในรอบบัญชีถัดไป กรม สรรพากรก็จะสันนิษฐานว่าท่านทำรายการเท็จ และจะถูกบวกกลับทำให้กำไรเพิ่มขึ้นและเสียภาษีย้อนหลังให้เขาไปตามระเบียบ

 

ดังนั้น ก่อนปิดงบการเงินประจำปี พ.ศ.2561 ที่จะต้องยื่นแบบภายในปลาย เดือนพฤษภาคม 2562 ก่อนจะจรดปากกาเซ็นอนุมัติงบฯ ควรตรวจทานให้แน่ใจเสียก่อนว่างบการเงินของท่านไม่มีประเด็นความเสี่ยงเหล่านี้

​

​

K SME Inspired #59 Page 63 -69

สามารถอ่านบทความอื่น คุณศิริรัฐ โชติเวชการ ได้ที่ https://www.thaiaccounting.com/article

การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี

บทความ การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี 
โดย.. นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี ด้านการวางระบบบัญชี
กรรมการผู้จัดการบริษัท Network Advisory Team Ltd. (NAT)
ลงใน จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 69 เดือนกันยายน 2561

การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี
 

1.แปลงเอกสารให้เป็นข้อมูล

2.การเชื่อมต่อข้อมูลสู่โปรแกรมบัญชี
 

OCR คืออะไร?

มาดูคําอธิบาย OCR โดย Wikipedia :

​

“การรู้จําอักขระด้วยแสง (อังกฤษ : Optical Character Recognition) หรือมักเรียกอย่างย่อว่า โอซีอาร์ (อังกฤษ : OCR) คือกระบวนการทางกลไกหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ การจับภาพอาจทําโดยเครื่องสแกนเนอร์กล้องดิจิทัล”

เราคงจํากันได้ว่า ในยุคหนึ่งเมื่อเราอยากได้ตัวอย่างเอกสารสําคัญ เช่น รูปแบบสัญญา หรือแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ เราเคยดีใจที่สามารถให้เพื่อนสแกนเป็นรูปภาพและส่ง Email มาให้เราดูเป็นตัวอย่างได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าเราอยากนํามาใช้งานเราก็ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่อีกครั้ง แต่ด้วยเทคโนโลยี OCR ชีวิตเรายิ่งง่ายขึ้น เพราะ OCR คือ เทคโนโลยีที่สามารถแปลงภาพที่ไม่ว่าจะได้จากการสแกน หรือถ่ายภาพ ให้เป็นข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ Word หรือ Excel ได้เลย โดยไม่ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่ให้เสียเวลา และสามารถแก้ไขข้อความได้

OCR ถูกนํามาใช้งานในสหรัฐอเมริกามาตั้งแต่ราวปี ค.ศ. 1950 เป็นต้นมา โดยภาครัฐนั้นนํามาใช้ในกิจการไปรษณีย์ ส่วนภาคเอกชนที่บุกเบิกในการใช้ประโยชน์จาก OCR คือ The Reader's Digest สื่อสิ่งพิมพ์ยักษ์ใหญ่ในสหรัฐฯ เช่นกัน

ส่วนในปัจจุบันที่เราพอจะคุ้นเคยกัน คือ การใช้โปรแกรม Adobe Acrobat and Google Drive ในการแปลงภาพหรือไฟล์ ที่สแกน ให้เป็นรูปแบบของไฟล์ Word หรือ Excel ได้เลย

การใช้ OCR ในวงการการเงินและบัญชี

​

เริ่มจากปี ค.ศ. 1966 IBM ได้เริ่มนํา OCR มาใช้กับเครื่องรูดบัตรเครดิต จนกระทั่งถึงปัจจุบันในวงการบัญชีได้มีการพัฒนา OCR ในรูปแบบของโปรแกรม เพื่อแปลงรูปภาพ แล้วเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการนําไปเก็บไว้ เพื่อให้โปรแกรมบัญชีมาเชื่อมต่อและนําข้อมูลไปบันทึกบัญชีได้เลย โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ Application ที่เป็นที่นิยม และสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีได้หลากหลาย ซึ่งมีอยู่หลายตัว ได้แก่ Hubdoc, Receipt Bank และ Expensify เป็นต้น

ยิ่งไปกว่านั้น โปรแกรมบัญชีชั้นนําอย่าง QuickBooks, Xero, Sage & etc. ถึงกับประกาศว่าจะมุ่งพัฒนาที่จะนํา OCR มาใช้เพื่อให้การบันทึกบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องอาศัยนักบัญชีอีกต่อไป

​

เหตุผลที่ในวงการบัญชีหันมาสนใจ ในการนํา OCR มาใช้ ก็เพราะ..

01 ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

เพราะการใช้ OCR ในการบันทึกบัญชี ช่วยประหยัดเวลาถึง 75% จากเดิมที่ใช้นักบัญชีในการบันทึกบัญชี

02 ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี

เพราะการบันทึกด้วย OCR มีความถูกต้อง แม่นยํากว่าการทํางานของมนุษย์

03 ช่วยรักษาสภาพแวดล้อมของโลก

เพราะข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ใน Cloud server และเรียกดูได้ โดยไม่ต้องเปลืองกระดาษในการพิมพ์ สามารถทํานายได้ว่า ในอนาคตเราจะได้เห็น สํานักงานไร้กระดาษ ในแผนกบัญชีของบริษัทต่าง ๆ อย่างแน่นอน

04 ช่วยพัฒนาคุณภาพชีวิตของพนักงานบัญชี

เพราะการบันทึกบัญชีที่มีปริมาณมากแบบเดิม สร้างความเครียดในการทํางานอย่างมาก เมื่อนํา OCR มาใช้ พนักงานบัญชีสามารถใช้เวลาที่

เหลือไปทํางานที่สําคัญกว่านั้น เช่น การวิเคราะห์ตัวเลขทางบัญชีหรือช่วยวางแผนด้านการเงิน เป็นต้น

การทํางานของ Application เหล่านี้ก็คือตัวหลักจะเป็น Cloud Based และจะมีตัวแถม คือ Application ที่สามารถติดตั้งบนโทรศัพท์มือถือ ซึ่งจะอํานวยความสะดวกมาก ในเวลาเราไปซื้อสินค้าเราสามารถถ่ายภาพใบเสร็จเก็บไว้แล้ว App.นั้นจะอ่านและเลือกเฉพาะข้อมูลสําคัญทางบัญชีไปเก็บไว้ในไฟล์ เพื่อรอเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชี เพื่อให้นักบัญชีนําไปตรวจสอบ ก่อนจะบันทึกบัญชีด้วยการคลิกเพียง ครั้งเดียว

​

อยากทราบแล้วใช่มั้ยว่า โปรแกรมเหล่านี้ทํางานยังไง ?

ขั้นตอนการทํางานจะเป็นดังนี้

1. การแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูล

เมื่อสมัครเป็นลูกค้าแล้ว เราสามารถส่งเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ Invoice ฯลฯ เข้าสู่โปรแกรม ซึ่งมีหลายวิธี ในการส่งเอกสาร คือ

1.1 Mobile phone : ถ่ายรูป Invoice หรือเอกสารทางบัญชีใด ๆ จาก App. ที่ติดตั้งไว้ในโทรศัพท์มือถือ

1.2 Email : เมื่อสมัครเป็นลูกค้าจะได้รับ Email ที่สามารถใช้ส่งเอกสารที่ต้องการ เข้าสู่ Server ของโปรแกรมทาง Email เพื่อแปลงและแยกข้อมูลทางบัญชี ที่ต้องการไปเก็บไว้

1.3 Scan : สแกนเอกสาร ทางบัญชีแล้ว upload ไปยังโปรแกรมนั้นเอกสาร ที่มาจากแหล่ง 1 - 3 จะถูกแปลงเป็นข้อมูลเพื่อรอการนําไปบันทึกบัญชี

​

โดยขอยกตัวอย่างจากวิธีที่ 1.1 เพื่อความเข้าใจ

จากภาพถ่ายของใบเสร็จ ในข้อ 1.1 โปรแกรมจะใช้ OCRในการแปลงภาพ และแยกเป็นข้อมูลที่สําคัญในการบันทึกบัญชี ออกมาเป็นส่วน ๆ เช่น ชื่อผู้ขาย วันที่ วิธีการจ่ายเงิน และจํานวนเงิน เป็นต้น เพื่อรอไว้เชื่อมต่อไปบันทึกข้อมูลในโปรแกรมบัญชีโดยอัตโนมัติ ข้อมูลที่ได้จากวิธีอื่น ๆ ก็จะถูกแปลง เป็นข้อมูลที่พร้อมต่อการบันทึกบัญชีตามแนวทางเดียวกัน

2. การเชื่อมต่อข้อมูลสู่โปรแกรมบัญชี

ตามที่ได้เคยกล่าวไว้ในฉบับก่อนว่าประโยชน์ของ Cloud Based Accounting คือการเปิดกว้างให้ Application ต่าง ๆ มาเชื่อมต่อ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลมาบันทึกบัญชี เมื่อเราเข้าไปใช้งานโปรแกรมบัญชีที่สามารถเชื่อมต่อกับ OCR โปรแกรมได้ เราจะสามารถดึงข้อมูลที่ OCR ได้เก็บไว้ให้มาลงบัญชี โดยไม่ต้องบันทึกบัญชีอีก เช่น เลขที่เอกสาร ชื่อคู่ค้า ชื่อและรหัสสินค้า จํานวนเงิน จํานวนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น จะเห็นได้ว่าช่วยประหยัดเวลาการบันทึกบัญชีได้มาก และสําหรับรายการที่เกิดขึ้นประจํา เราสามารถกําหนดไว้ล่วงหน้าว่าจะลงรหัสบัญชีอะไร เช่น กําหนดว่า ถ้าชื่อคู่ค้าคือ การไฟฟ้า เราจะให้บันทึกเป็นค่าไฟ โดยอัตโนมัติ ดังนั้น นักบัญชีเพียงแต่ตรวจข้อมูลเหล่านั้นกับภาพถ่ายของเอกสาร เช่น Invoice ที่จะส่งมาด้วยกันกับข้อมูลอีกครั้ง หากถูกต้อง ก็เพียงแต่กด Enter เพียงครั้งเดียว ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกบันทึกในระบบบัญชีทันที

จะเห็นได้ว่า OCR ช่วยให้พัฒนาการของการจัดทําบัญชี เปลี่ยนจากการที่ต้องบันทึกข้อมูลในปริมาณมาก ๆ โดยนักบัญชีไปสู่ยุคของการที่ข้อมูลทางบัญชีไหลจากแหล่งหนึ่งไปอีกแหล่งหนึ่ง ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และมีการบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติหรืออาศัยการบันทึกข้อมูลที่ใช้เวลาน้อยกว่าเดิม เพียงหนึ่งสัมผัสของปลายนิ้ว (One click) เท่านั้น

จากการที่ผู้เขียนได้เล่าถึงการนํา Cloud Based Accounting Software, Mobile Accounting, Al และ OCR มาใช้ในวงการบัญชี ทราบว่ามีหลายท่านโทรเข้ามาสอบถาม ที่สภาวิชาชีพบัญชีว่า เทคโนโลยีเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วจริงหรือ ขอตอบว่า จริงแท้แน่นอนค่ะ และสภาวิชาชีพบัญชี โดย คณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชีมีแผนการจัดสัมมนา เพื่อนําเสนอให้ท่านเห็นกับตาเลยว่า เทคโนโลยีเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วจริง ๆ ค่ะ ถ้าอยากให้สัมมนานี้เกิดขึ้น ฝากช่วยกันแจ้งความจํานงมาที่สภาวิชาชีพบัญชีด้วยนะคะ ถ้ามีจํานวนมากพอเราน่าจะจัดให้ได้ค่ะ ขอบคุณและสวัสดีค่ะ

​

โดย..นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี

ด้านการวางระบบบัญชี

Newsletter • Issue 69 Page 15-17