Cloud Accounting ได้เวลาทำบัญชีออนไลน์
วารสาร K SME Inspired ฉบับที่71 ประจำเดือน มีนาคม 2563
โดยศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการผู้จัดการ บริษัท Network Advisory Team Ltd.
Cloud Accounting ได้เวลาทำบัญชีออนไลน์
ในยุคของ Digital Economy เขาบอกว่า ผู้ที่จะอยู่รอดจาก Disruption ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ที่รวยหรือ
ฉลาดที่สุด แต่ต้องเป็นผู้ที่รู้จักปรับตัวให้เร็วที่สุด จึงเกิดวลีที่ว่า ให้ Disrupt ตัวเองก่อนที่จะถูก Disrupt
นั่นหมายถึงให้รีบปรับตัวก่อนที่จะถูกปรับออกจากโลกธุรกิจ
ในการที่จะปรับธุรกิจให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลกนั้น สิ่งที่สำคัญอย่างหนึ่งในการจัดการธุรกิจคือ การจัดการด้านบัญชี ท่านทราบหรือไม่ว่า เวลานี้ใครๆเขาไปทำบัญชีบนเมฆกันหมดแล้ว การทำบัญชีบนเมฆนั้น หมายถึง Cloud Accountingหรือการทำบัญชีด้วยระบบออนไลน์
เหตุผลที่ธุรกิจต่างๆ หันมาใช้ระบบบัญชีออนไลน์ เพราะการที่ระบบบัญชีอยู่บนออนไลน์ หรือ Cloud Platform ทำให้ผู้ใช้งานจากฝ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นนักบัญชี ฝ่ายขาย ฝ่ายการตลาด และผู้บริหาร
สามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลในส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบได้จากทุกที่ ทุกเวลา ผ่านหลากหลายอุปกรณ์ซึ่งสะดวกมากสำหรับการทำธุรกิจในยุคโลกาภิวัตน์ที่เราทำการค้าขายได้ทั่วโลก ซึ่งต้องมีการเดินทาง บ่อยๆ หรือในกรณีที่มีผู้ถือหุ้นในต่างประเทศก็จะสะดวกหรือดูทันสมัยที่จะให้เขาเข้าถึงข้อมูลของ กิจการผ่านทางออนไลน์
นอกจากนั้น การที่ทุกฝ่ายบันทึกและใช้ข้อมูลบนฐานข้อมูลเดียวกัน จะยิ่งทำให้การแสดงผลทำได้รวดเร็ว ทันใจ อีกทั้งยังไม่ต้องลงทุนค่าใช้จ่ายก้อนโตในการซื้อโปรแกรมบัญชีเหมือนระบบ Desktop แต่สามารถจ่ายค่าบริการเป็นรายเดือน ซึ่งจะถูกหรือแพงขึ้นอยู่ตามขอบเขตของบริการที่เลือกใช้ นอกจากนี้ ผู้พัฒนาระบบบัญชีออนไลน์แถวหน้ามักจะแถมแอปพลิเคชันที่จะทำให้ท่านสามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลทางบัญชีได้ผ่านโทรศัพท์มือถือไม่ว่าจะเป็นระบบ iOS หรือ Android ซึ่งรองรับ
ไลฟ์สไตล์ของผู้คนยุคนี้ที่โทรศัพท์มือถือเป็นปัจจัยที่สำคัญของชีวิตไปแล้ว
เหตุผลที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือเนื่องจากมีแนวโน้มของโลกว่า คนรุ่นใหม่อย่าง Gen Y, Gen Z จะไม่นิยมทำงานประจำที่ต้องเข้างานตั้งแต่ 8 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น แต่เขาจะเลือกที่หางานแบบ Work
From Home ที่ให้อิสระและความยืดหยุ่นเรื่องเวลา จึงทำให้ผู้พัฒนา Cloud Accounting มุ่งที่จะพัฒนาไปในทิศทางที่ต้องพึ่งพาการบันทึกบัญชีด้วยคนให้น้อยลง โดยหานวัตกรรมใหม่ๆในการเชื่อม
ข้อมูล (Sync)จากระบบต่างๆ มาสู่ระบบบัญชีโดยอัตโนมัติทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องแบบ Real Time
เพราะการเชื่อมข้อมูลจะลดความเสี่ยงจากการบันทึกที่ผิดพลาด
ดังนั้น จึงเป็นความลงตัวที่เทคโนโลยีทำให้เราลดการพึ่งพานักบัญชีลง แต่ยังคงต้องการนักบัญชีที่มีประสบการณ์มาตรวจงานก่อนปิดบัญชีและให้คำปรึกษาในการเอาตัวเลขทางบัญชีมาใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ซึ่งงานเหล่านี้ก็สามารถหานักบัญชีที่มีประสบการณ์แต่ไม่อยากทำงานเต็มวันมาทำงานออนไลน์จากที่ไหนก็ได้แบบ Freelance ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการประหยัดงบประมาณด้านเงินเดือนและสวัสดิการไปได้มาก แต่ถ้าเราไม่รีบปรับตัวเข้าสู่ระบบบัญชีออนไลน์ตั้งแต่วันนี้ แน่นอนว่า ผู้ประกอบการต้องเผชิญกับปัญหาการขาดแคลนแรงงานด้านบัญชีที่รุนแรงขึ้นเรื่อยๆ
ขอยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้นว่า ระบบบัญชีออนไลน์จะช่วยลดภาระในการบันทึกข้อมูลได้อย่างไร
ทุกวันนี้จะมีแอปพลิเคชันหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น POS, Payroll,Inventory ฯลฯ ที่พัฒนาให้เกิดการเชื่อมข้อมูลไปยังระบบบัญชี โดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำซ้อนอีก และยังมีแอปพลิเคชันที่ใช้เทคโนโลยี OCR ในการแปลงภาพให้เป็นข้อมูล โดยสามารถแปลงข้อมูลจากอินวอยซ์การซื้อสินค้าและบริการของท่านไม่ว่าจะส่งมาทาง e-mail หรือสแกนมาในรูปของ PDF หรือมาในรูปแบบของ
ภาพถ่าย ให้เป็นข้อมูลที่พร้อมสำหรับเชื่อมโยงเข้าไปในโปรแกรมบัญชีโดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำอีก ซึ่งนอกจากจะช่วยประหยัดทั้งเวลาและเงินในกระเป๋าแล้วยังจะช่วยให้การทำบัญชีเป็นไปอย่างถูกต้องและรวดเร็ว สามารถได้ตัวเลขแบบ Real Time มาใช้ในการตัดสินใจอย่างทันการณ์มากขึ้น
สุดท้ายนี้ไม่ต้องบอกก็เดาได้ว่า ท่านยังมีความกังวลว่า การทำบัญชีออนไลน์จะให้ความมั่นใจเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลบัญชี ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญและเป็นความลับของกิจการได้อย่างไร คำตอบคือ
ผู้พัฒนา Cloud Accounting นั้นตระหนักดีว่า ข้อมูลทางบัญชีของลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หากปล่อยให้เกิดปัญหาก็เหมือนทุบหม้อข้าวตัวเอง ระบบบัญชีบน Cloud Based จะถูก Back up โดยอัตโนมัติ และผู้ให้บริการจะจัดเก็บไว้หลายแห่งอย่างปลอดภัยบน Cloud Based Server จึงหมดปัญหาที่เดิมเก็บบน Hard Disk ที่อาจจะมีความเสี่ยงต่อข้อมูลหากเกิดไฟไหม้ หรือเกิดภัยธรรมชาติต่างๆ ดังนั้นข้อมูลบนเมฆปลอดภัยกว่าการเก็บบน Desktop แบบปัจจุบันเสียอีก
เมื่อเห็นประโยชน์มากมายของระบบบัญชีออนไลน์แล้ว อย่ารอช้าที่จะเริ่มศึกษา และรีบนำมาใช้ในกิจการของท่าน เพราะตัวเองก็เคยถามผู้ใหญ่ที่เคารพท่านหนึ่งที่เป็นเจ้าของกิจการที่มีชื่อเสียงหลายแห่งว่าทำไมถึงเปลี่ยนจากโปรแกรมบัญชีบน Desktop มาใช้ Cloud Accounting?
คำตอบของท่านคมมากและให้ข้อคิดที่ดีทีเดียว จึงขออนุญาตนำมาฝากผู้อ่านทุกท่าน ท่านตอบมาว่า
“การทำบัญชีออนไลน์ ไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นทางรอดของธุรกิจ ใครๆ เขาก็ไปอยู่บนเมฆกันหมดแล้ว ถ้าเราพลาดรถไฟขบวนนี้ อย่าได้หวังว่าจะไปนอนรอขบวนหน้า เพราะอาจจะต้องนอนแบบไม่ตื่นแทน”
ไม่มีความคิดเห็น:
ไม่อนุญาตให้มีความคิดเห็นใหม่