บทความ การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี
โดย.. นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี ด้านการวางระบบบัญชี
กรรมการผู้จัดการบริษัท Network Advisory Team Ltd. (NAT)
ลงใน จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 69 เดือนกันยายน 2561
การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี
1.แปลงเอกสารให้เป็นข้อมูล
2.การเชื่อมต่อข้อมูลสู่โปรแกรมบัญชี
OCR คืออะไร?
มาดูคําอธิบาย OCR โดย Wikipedia :
“การรู้จําอักขระด้วยแสง (อังกฤษ : Optical Character Recognition) หรือมักเรียกอย่างย่อว่า โอซีอาร์ (อังกฤษ : OCR) คือกระบวนการทางกลไกหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ การจับภาพอาจทําโดยเครื่องสแกนเนอร์กล้องดิจิทัล”
เราคงจํากันได้ว่า ในยุคหนึ่งเมื่อเราอยากได้ตัวอย่างเอกสารสําคัญ เช่น รูปแบบสัญญา หรือแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ เราเคยดีใจที่สามารถให้เพื่อนสแกนเป็นรูปภาพและส่ง Email มาให้เราดูเป็นตัวอย่างได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าเราอยากนํามาใช้งานเราก็ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่อีกครั้ง แต่ด้วยเทคโนโลยี OCR ชีวิตเรายิ่งง่ายขึ้น เพราะ OCR คือ เทคโนโลยีที่สามารถแปลงภาพที่ไม่ว่าจะได้จากการสแกน หรือถ่ายภาพ ให้เป็นข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ Word หรือ Excel ได้เลย โดยไม่ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่ให้เสียเวลา และสามารถแก้ไขข้อความได้
OCR ถูกนํามาใช้งานในสหรัฐอเมริกามาตั้งแต่ราวปี ค.ศ. 1950 เป็นต้นมา โดยภาครัฐนั้นนํามาใช้ในกิจการไปรษณีย์ ส่วนภาคเอกชนที่บุกเบิกในการใช้ประโยชน์จาก OCR คือ The Reader's Digest สื่อสิ่งพิมพ์ยักษ์ใหญ่ในสหรัฐฯ เช่นกัน
ส่วนในปัจจุบันที่เราพอจะคุ้นเคยกัน คือ การใช้โปรแกรม Adobe Acrobat and Google Drive ในการแปลงภาพหรือไฟล์ ที่สแกน ให้เป็นรูปแบบของไฟล์ Word หรือ Excel ได้เลย
การใช้ OCR ในวงการการเงินและบัญชี
เริ่มจากปี ค.ศ. 1966 IBM ได้เริ่มนํา OCR มาใช้กับเครื่องรูดบัตรเครดิต จนกระทั่งถึงปัจจุบันในวงการบัญชีได้มีการพัฒนา OCR ในรูปแบบของโปรแกรม เพื่อแปลงรูปภาพ แล้วเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการนําไปเก็บไว้ เพื่อให้โปรแกรมบัญชีมาเชื่อมต่อและนําข้อมูลไปบันทึกบัญชีได้เลย โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ Application ที่เป็นที่นิยม และสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีได้หลากหลาย ซึ่งมีอยู่หลายตัว ได้แก่ Hubdoc, Receipt Bank และ Expensify เป็นต้น
ยิ่งไปกว่านั้น โปรแกรมบัญชีชั้นนําอย่าง QuickBooks, Xero, Sage & etc. ถึงกับประกาศว่าจะมุ่งพัฒนาที่จะนํา OCR มาใช้เพื่อให้การบันทึกบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องอาศัยนักบัญชีอีกต่อไป
เหตุผลที่ในวงการบัญชีหันมาสนใจ ในการนํา OCR มาใช้ ก็เพราะ..
01 ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
เพราะการใช้ OCR ในการบันทึกบัญชี ช่วยประหยัดเวลาถึง 75% จากเดิมที่ใช้นักบัญชีในการบันทึกบัญชี
02 ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
เพราะการบันทึกด้วย OCR มีความถูกต้อง แม่นยํากว่าการทํางานของมนุษย์
03 ช่วยรักษาสภาพแวดล้อมของโลก
เพราะข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ใน Cloud server และเรียกดูได้ โดยไม่ต้องเปลืองกระดาษในการพิมพ์ สามารถทํานายได้ว่า ในอนาคตเราจะได้เห็น สํานักงานไร้กระดาษ ในแผนกบัญชีของบริษัทต่าง ๆ อย่างแน่นอน
04 ช่วยพัฒนาคุณภาพชีวิตของพนักงานบัญชี
เพราะการบันทึกบัญชีที่มีปริมาณมากแบบเดิม สร้างความเครียดในการทํางานอย่างมาก เมื่อนํา OCR มาใช้ พนักงานบัญชีสามารถใช้เวลาที่
เหลือไปทํางานที่สําคัญกว่านั้น เช่น การวิเคราะห์ตัวเลขทางบัญชีหรือช่วยวางแผนด้านการเงิน เป็นต้น
การทํางานของ Application เหล่านี้ก็คือตัวหลักจะเป็น Cloud Based และจะมีตัวแถม คือ Application ที่สามารถติดตั้งบนโทรศัพท์มือถือ ซึ่งจะอํานวยความสะดวกมาก ในเวลาเราไปซื้อสินค้าเราสามารถถ่ายภาพใบเสร็จเก็บไว้แล้ว App.นั้นจะอ่านและเลือกเฉพาะข้อมูลสําคัญทางบัญชีไปเก็บไว้ในไฟล์ เพื่อรอเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชี เพื่อให้นักบัญชีนําไปตรวจสอบ ก่อนจะบันทึกบัญชีด้วยการคลิกเพียง ครั้งเดียว
อยากทราบแล้วใช่มั้ยว่า โปรแกรมเหล่านี้ทํางานยังไง ?
ขั้นตอนการทํางานจะเป็นดังนี้
1. การแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูล
เมื่อสมัครเป็นลูกค้าแล้ว เราสามารถส่งเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ Invoice ฯลฯ เข้าสู่โปรแกรม ซึ่งมีหลายวิธี ในการส่งเอกสาร คือ
1.1 Mobile phone : ถ่ายรูป Invoice หรือเอกสารทางบัญชีใด ๆ จาก App. ที่ติดตั้งไว้ในโทรศัพท์มือถือ
1.2 Email : เมื่อสมัครเป็นลูกค้าจะได้รับ Email ที่สามารถใช้ส่งเอกสารที่ต้องการ เข้าสู่ Server ของโปรแกรมทาง Email เพื่อแปลงและแยกข้อมูลทางบัญชี ที่ต้องการไปเก็บไว้
1.3 Scan : สแกนเอกสาร ทางบัญชีแล้ว upload ไปยังโปรแกรมนั้นเอกสาร ที่มาจากแหล่ง 1 - 3 จะถูกแปลงเป็นข้อมูลเพื่อรอการนําไปบันทึกบัญชี
โดยขอยกตัวอย่างจากวิธีที่ 1.1 เพื่อความเข้าใจ
จากภาพถ่ายของใบเสร็จ ในข้อ 1.1 โปรแกรมจะใช้ OCRในการแปลงภาพ และแยกเป็นข้อมูลที่สําคัญในการบันทึกบัญชี ออกมาเป็นส่วน ๆ เช่น ชื่อผู้ขาย วันที่ วิธีการจ่ายเงิน และจํานวนเงิน เป็นต้น เพื่อรอไว้เชื่อมต่อไปบันทึกข้อมูลในโปรแกรมบัญชีโดยอัตโนมัติ ข้อมูลที่ได้จากวิธีอื่น ๆ ก็จะถูกแปลง เป็นข้อมูลที่พร้อมต่อการบันทึกบัญชีตามแนวทางเดียวกัน
2. การเชื่อมต่อข้อมูลสู่โปรแกรมบัญชี
ตามที่ได้เคยกล่าวไว้ในฉบับก่อนว่าประโยชน์ของ Cloud Based Accounting คือการเปิดกว้างให้ Application ต่าง ๆ มาเชื่อมต่อ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลมาบันทึกบัญชี เมื่อเราเข้าไปใช้งานโปรแกรมบัญชีที่สามารถเชื่อมต่อกับ OCR โปรแกรมได้ เราจะสามารถดึงข้อมูลที่ OCR ได้เก็บไว้ให้มาลงบัญชี โดยไม่ต้องบันทึกบัญชีอีก เช่น เลขที่เอกสาร ชื่อคู่ค้า ชื่อและรหัสสินค้า จํานวนเงิน จํานวนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น จะเห็นได้ว่าช่วยประหยัดเวลาการบันทึกบัญชีได้มาก และสําหรับรายการที่เกิดขึ้นประจํา เราสามารถกําหนดไว้ล่วงหน้าว่าจะลงรหัสบัญชีอะไร เช่น กําหนดว่า ถ้าชื่อคู่ค้าคือ การไฟฟ้า เราจะให้บันทึกเป็นค่าไฟ โดยอัตโนมัติ ดังนั้น นักบัญชีเพียงแต่ตรวจข้อมูลเหล่านั้นกับภาพถ่ายของเอกสาร เช่น Invoice ที่จะส่งมาด้วยกันกับข้อมูลอีกครั้ง หากถูกต้อง ก็เพียงแต่กด Enter เพียงครั้งเดียว ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกบันทึกในระบบบัญชีทันที
จะเห็นได้ว่า OCR ช่วยให้พัฒนาการของการจัดทําบัญชี เปลี่ยนจากการที่ต้องบันทึกข้อมูลในปริมาณมาก ๆ โดยนักบัญชีไปสู่ยุคของการที่ข้อมูลทางบัญชีไหลจากแหล่งหนึ่งไปอีกแหล่งหนึ่ง ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และมีการบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติหรืออาศัยการบันทึกข้อมูลที่ใช้เวลาน้อยกว่าเดิม เพียงหนึ่งสัมผัสของปลายนิ้ว (One click) เท่านั้น
จากการที่ผู้เขียนได้เล่าถึงการนํา Cloud Based Accounting Software, Mobile Accounting, Al และ OCR มาใช้ในวงการบัญชี ทราบว่ามีหลายท่านโทรเข้ามาสอบถาม ที่สภาวิชาชีพบัญชีว่า เทคโนโลยีเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วจริงหรือ ขอตอบว่า จริงแท้แน่นอนค่ะ และสภาวิชาชีพบัญชี โดย คณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชีมีแผนการจัดสัมมนา เพื่อนําเสนอให้ท่านเห็นกับตาเลยว่า เทคโนโลยีเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วจริง ๆ ค่ะ ถ้าอยากให้สัมมนานี้เกิดขึ้น ฝากช่วยกันแจ้งความจํานงมาที่สภาวิชาชีพบัญชีด้วยนะคะ ถ้ามีจํานวนมากพอเราน่าจะจัดให้ได้ค่ะ ขอบคุณและสวัสดีค่ะ
โดย..นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี
ด้านการวางระบบบัญชี
Newsletter • Issue 69 Page 15-17
