โดย.. นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี
กรรมการผู้จัดการบริษัท Network Advisory Team Ltd. (NAT)
ลงใน จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 66 เดือนมิถุนายน 2561
Cloud based accounting software
ดังที่เคยเกริ่นไว้ในฉบับก่อนหน้านี้แล้วว่าการพัฒนาของโปรแกรมบัญชีกําลังเปลี่ยนจาก Desktop เป็นระบบ
Cloud หรือที่ในบ้านเราเรียกว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์ จุดเด่นของ Cloud based accounting software อัน
เป็นที่ ยอมรับในระดับสากลก็คือ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องของข้อมูลในงานบัญชีมากขึ้น เรามาดูกัน
ว่าประโยชน์ อันหลากหลายของ Cloud based accounting software มีอะไรบ้าง
1. ความยืดหยุ่นในการทํางาน
มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูงเนื่องจากการเก็บและประมวลผลข้อมูลที่เปลี่ยนไปเป็นฐานข้อมูลบน Cloud based server
การเข้าใช้งานง่ายไม่ต่างจากการที่เราเข้าใช้งาน Facebook หรือ Google เมื่อสมัครใช้บริการ เราก็สามารถกําหนดรหัสผู้ใช้
(User name) และรหัสผ่าน (Password) ให้กับผู้ใช้งานโดยสามารถกําหนดขอบเขตการใช้งานของ แต่ละคนได้ เพียงใช้
รหัสดังกล่าวในการ Log-in เข้าใช้งาน เท่านั้น ฝ่ายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น นักบัญชี แผนกขาย ผู้บริหาร ฯลฯ สามารถบันทึกและ
เข้าถึงฐานข้อมูลเดียวกันผ่านระบบอินเตอร์เน็ตได้จากทุกมุมของโลกผ่านหลากหลายอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นเครื่อง
คอมพิวเตอร์ แทบเล็ต โทรศัพท์มือถือ หรือ แม้กระทั่งโทรศัพท์อัจฉริยะอย่าง Apple Watch เป็นต้น
2. ทําให้มีข้อมูลธุรกิจที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน (Real time) มาใช้ในการตัดสินใจ
จากความยืดหยุ่นในการทํางาน ที่จากหลากหลายฝ่าย หลายหน้าที่สามารถเชื่อมโยงเข้าสู่ฐานข้อมูลเดียวกัน ผู้บริหารและ
ฝ่ายต่างๆจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน (Real time) ที่ผ่านการประมวลผลในทันทีมาใช้ในการตัดสิน ใจอย่างรวดเร็ว
โดยไม่ต้องรอฝ่ายบัญชีกลับไปรื้อค้นเอกสาร หรือทํารายงานขึ้นมาใหม่ให้อีกต่อไป แถมยังได้ข้อมูลที่ถูกต้อง เชื่อถือได้มาก
ขึ้นเพราะไม่ได้มาจากการบันทึกซ้ำซ้อน ที่ต้องโอนข้อมูลมาจากหลากหลายฐานข้อมูลเหมือนระบบเดิม โอกาสของความผิด
พลาดจึงมีน้อยลง
3. ข้อมูลบัญชีจากฝ่ายต่าง ๆ เชื่อมโยงไปถึงฝ่ายบัญชีได้ทันที
ทิศทางการพัฒนาของ Cloud based accounting Software จะใช้นวัตกรรมใหม่ในการเชื่อมข้อมูล (Sync) จาก ฝ่ายต่าง ๆ
ในกิจการมาสู่ระบบบัญชีโดยอัติโนมัติจึงลดความขัดแย้งระหว่างฝ่ายบัญชีกับฝ่ายต่าง ๆ ในการทวงถามข้อมูลและประหยัด
เวลาในการทํางานมากขึ้น
4. การเชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ๆ มายังระบบบัญชีทําได้สะดวกและง่ายขึ้น
ผู้พัฒนา Cloud based accounting software มักจะเปิดกว้างให้โปรแกรมธุรกิจในระบบอื่น ๆ ที่ใช้ Cloud based เช่น
Payroll, POS, Time sheet, Inventory ฯลฯ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลผ่านเทคโนโลยี API (Application Programming
Interface) มายังระบบบัญชีได้เลย โดยที่นักบัญชีไม่ต้องมาบันทึกซ้ําอีก
5. ประหยัดค่าใช้จ่าย
ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ Cloud based accounting software จะเป็นการจ่ายค่าบริการรายเดือน ซึ่งแบ่งเป็นหลายระดับตามความ
จําเป็นในการใช้งาน จึงไม่ต้องเสียเงินก้อนโต ในการลงทุนซื้อซอฟท์แวร์ ซื้อเซอร์ฟเวอร์ในการจัดเก็บและจ้างบุคคลากร
ไอทีมาดูแลระบบอีกต่อไปเพราะทุกอย่างรวมไปถึงค่า Upgrade ซอฟท์แวร์ได้รวมอยู่ในค่าบริการรายเดือนที่เลือกใช้แล้ว
โดยไม่ต้องจ่ายเงินเพิ่มแต่อย่างใด จึงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก
ดังนั้นสิ่งที่นักบัญชียุค 4.0 ควรตระหนักคือ Think data flow,Not data entry คือ ข้อมูลจะต้องถูกบันทึกครั้งเดียว
จากแหล่งเดียวและใช้เทคโนโลยีใหม่ในการเชื่อมโยงไปใช้ในระบบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำอีก
และสิ่งเหล่านี้ต้องเริ่มต้นจากการก้าวเข้าสู่ Cloud based accounting software โดยลองหา ใน Google ดูว่าตัว
ไหนน่าสนใจ ปกติเขาจะมีระยะเวลาให้เราทดลองใช้ 1 เดือน จึงอยากให้ไปทดลองใช้กันดู มีทั้งซอฟท์แวร์ที่พัฒนา
ในไทยและต่างประเทศให้เลือกค่ะ สําหรับฉบับต่อไปจะมาให้รายละเอียดเกี่ยวกับ Mobile Accounting ค่ะ อย่าลืม
ติดตามกันนะคะ
โดย นางสาวศิริรัฐ โซติเวชการ กรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี
Newsletter • Issue 66 Page 16-17
