บทความ Mobile Accountingโดย.. นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี ด้านการวางระบบบัญชี
กรรมการผู้จัดการบริษัท Network Advisory Team Ltd. (NAT)ลงใน จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 67 เดือนกรกฎาคม 2561
Mobile Accounting
ในวันหนึ่ง ๆ คนเราใช้เวลากับการเดินทางค่อนข้างมาก ยิ่งเป็นนักธุรกิจหรือคนทํางาน เวลาส่วนใหญ่มักจะอยู่นอกสํานักงาน เพื่อไป ประชุม เพื่อไปทํางาน หรือแม้แต่ไปเดินทางท่องเที่ยวตามความฝัน แต่ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในยุคปัจจุบันพวกเขาก็ยังสามารถ ทํางานได้ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเมล สื่อสารกับลูกน้อง ลูกค้าหรือคู่ค้าผ่าน App. ต่าง ๆ บนโทรศัพท์มือถือ, Tablet หรือแม้กระทั่ง Smart Phone
แต่ทุกวันนี้นอกจากงานพื้นฐานที่กล่าวมาแล้ว ท่านทราบหรือไม่ว่า แม้แต่งานทางด้านบัญชีก็สามารถจัดการผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้นได้เช่นกัน ท่านสามารถบันทึกค่าใช้จ่าย ทําใบเสนอราคาหรือออก Invoice ส่งให้ลูกค้า เช็คสถานะการเงินของกิจการ หรือแม้กระทั่งเช็คผลประกอบการของกิจการได้เองโดยตรงผ่านโทรศัพท์มือถือได้จากทุกที่ ทุกเวลา โดยไม่ต้องรอถามนักบัญชีหรือต้องรอเวลาที่จะกลับไปสํานักงานเพื่อเช็คตัวเลขเองอีกต่อไป
Mobile Accounting ส่วนใหญ่เป็นบริการเสริมจาก Cloud Based Accounting ที่พัฒนา App. ให้ลูกค้าสามารถติดตั้งบนโทรศัพท์ มือถือ หรือ Tablet เพื่อความสะดวกในการใช้งาน และการใช้งานบน App. ก็ไม่คิดค่าบริการเพิ่มเติมจากค่าบริการรายเดือนของ Cloud Based Accounting
แต่ก็จะมี App. อีกประเภทหนึ่งที่พัฒนามาเพื่อเติมเต็ม Function ที่ Cloud Based Accounting ไม่มีหรือยังพัฒนาไปไม่ถึง และ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวกับบัญชีไปยัง Cloud Based Accounting โดยไม่ต้องบันทึก เช่น App. ที่เกี่ยวกับ Inventory, HR, POS ฯลฯ ซึ่งแน่นอนการจะใช้งาน App. เหล่านี้จะต้องเสียบริการเพิ่มเพื่อซื้อความสะดวกที่เพิ่มขึ้น
มาดูกันว่า Mobile Accounting ให้ความสะดวกแก่นักธุรกิจ ได้อย่างไรบ้าง?
Page 8 Newsletter • Issue 67
1. ให้ความสะดวกในการเก็บหลักฐานการใช้จ่ายและบันทึกค่าใช้จ่าย
ปัญหาเดิม ๆ ที่นักธุรกิจมักจะใช้เงินตัวเองจับจ่ายซื้อของที่ใช้ในกิจการ แต่ไม่สามารถมีใบเสร็จไปให้สํานักงานบัญชีลงบัญชี เพราะทําหายไปหรือจําไม่ได้แล้วว่าซื้ออะไรไป ปัญหาดังกล่าวจะหมดไปเพราะท่านจะสามารถถ่ายรูปสินค้าหรือใบเสร็จที่ซื้อของนั้นและบันทึกลงไปในระบบบัญชีทันที ถ้าจะให้ดีเลิศกว่านั้นคือ มี App. บางตัวที่สามารถอ่านภาพแล้วแปลงเป็นตัวอักษร เพื่อเชื่อมโยงไปบันทึกบัญชีได้ทันที
2. สามารถใช้ออกอินวอยซ์เรียกเก็บเงินจากลูกค้าและเช็คยอดขายได้ตลอด
บ่อยครั้งที่เราไปเยี่ยมเยียนลูกค้าหรือไปทํางานให้บริการลูกค้าแล้วต้องมีการออกใบเสนอราคาหรืออินวอยซ์ ถ้าออกด้วยมือ เราต้องเก็บรักษาและนําไปให้ฝ่ายบัญชีบันทึกบัญชีภายหลัง แต่ Mobile Accounting ช่วยให้เราสามารถออกเอกสารบนมือถือ เซ็นต์ชื่อลงบนเอกสารจากหน้าจอโทรศัพท์ แล้วส่งให้ลูกค้าทันทีที่การเจรจาหรือการบริการเสร็จสิ้นลงและข้อมูลนั้นก็ถูกบันทึกในระบบบัญชีทันที จึงทําให้การทํางานด้านขายสะดวกและรวดเร็วขึ้นมาก ที่ดีกว่านั้นคือสามารถเช็คยอดขายที่เป็นปัจจุบันได้เลย
3. สามารถเช็คยอดลูกหนี้คงค้าง เพื่อแจ้งหนี้และรับชําระเงินได้ทันที
สมัยก่อนกิจการที่มีการขายส่งสินค้าไปต่างจังหวัด ทุกต้นเดือนพนักงานขายต้องมาเบิกอินวอยซ์ที่ยังไม่ได้ชําระ ถือออกไปเพื่อเยี่ยมเยียนและเก็บเงินที่ถึงกําหนดชําระเงิน เมื่อกลับมาก็จะมาเคลียบัญชีว่ามีอินวอยซ์ที่ยังไม่ได้ชําระเหลือกี่ใบ ส่วนต่างคือเงินที่ลูกค้าชําระมาเป็นเช็คหรือเงินสด แต่ทุกวันนี้ ถ้าพนักงานขายไปถึงร้านค้าของลูกค้าสามารถเช็คยอดค้างชําระจากโทรศัพท์มือถือ ลงตัดหนี้ได้เลยถ้าลูกค้าชําระ ข้อมูลก็จะวิ่งเข้าระบบบัญชี ตัดหนี้ให้โดยอัตโนมัติโดยพนักงานบัญชีเพียงแต่ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่งเท่านั้น
4. เจ้าของธุรกิจสามารถดูสถานะการเงินในบัญชีได้ทันที
การที่ธุรกรรมเงินเข้า-ออกจะถูกบันทึกแบบ Real Time เจ้าของกิจการ จึงสามารถเช็คยอดเงินสด เงินฝากธนาคารที่เป็นปัจจุบันจาก Mobile Accounting ได้เลย ไม่ว่าอยู่มุมใดของโลก
5. การกระทบยอดบัญชีธนาคารทําได้ง่ายและสะดวกขึ้น
จากนโยบายการตรวจสอบล่าสุดของกรมสรรพากร จะมีตัวชี้วัดตัวหนึ่งที่จะเช็คความน่าเชื่อถือของผู้เสียภาษีที่เป็นนิติบุคคลคือต้องมีการทํางบกระทบยอดธนาคารทุกเดือน ดังนั้นเจ้าของธุรกิจคงต้องเริ่มปรับตัวจากการกระทบปีละครั้ง เปลี่ยนมาเป็นกระทบเดือนละครั้ง โดยที่ Mobile App. หลาย ๆ ตัวที่จะทําหน้าที่ดึงข้อมูลจากธนาคารเข้ามาเพื่อกระทบยอดกับตัวเลขในระบบบัญชีให้ทุก ๆ วันซึ่งจะช่วยลดภาระการทํางานได้มาก
6. เจ้าของธุรกิจสามารถเช็คตัวเลขทางบัญชีและงบกําไรขาดทุนได้เองผ่านโทรศัพท์มือถือ
หมดสมัยแล้วกับการที่เจ้าของธุรกิจจะต้องสอบถามข้อมูลทางบัญชีจากนักบัญชีแล้วก็รอไปจนกว่าเธอจะไปรวบรวมมาให้ซึ่งบ่อยครั้งกว่าจะได้ตัวเลขมาก็สายเกินไป เพราะเธอมีงานยุ่งรัดตัวอยู่เสมอ เพราะหากหันมาใช้ Cloud Based Accounting Software ที่มี Mobile App. ให้ด้วย เจ้าของธุรกิจก็จะสามารถขุดเจาะเคาะข้อมูลจากระบบบัญชีผ่านโทรศัพท์มือถือของตนเองได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทันใจ โดยไม่ต้องรอข้อมูลจากนักบัญชีอีกต่อไป
“ก็หวังว่าจะเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ช่วยให้ท่านเห็นว่า Mobile Accounting นั้นจะช่วยให้การทํางานของนักบัญชีและเจ้าของธุรกิจสะดวกสบายขึ้นได้อย่างไร”
โดย..นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี
ด้านการวางระบบบัญชี
Newsletter • Issue 67 Page 9
