การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี

บทความ การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี 
โดย.. นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี ด้านการวางระบบบัญชี
กรรมการผู้จัดการบริษัท Network Advisory Team Ltd. (NAT)
ลงใน จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 69 เดือนกันยายน 2561

การใช้ประโยชน์จาก OCR ในวงการบัญชี
 

1.แปลงเอกสารให้เป็นข้อมูล

2.การเชื่อมต่อข้อมูลสู่โปรแกรมบัญชี
 

OCR คืออะไร?

มาดูคําอธิบาย OCR โดย Wikipedia :

​

“การรู้จําอักขระด้วยแสง (อังกฤษ : Optical Character Recognition) หรือมักเรียกอย่างย่อว่า โอซีอาร์ (อังกฤษ : OCR) คือกระบวนการทางกลไกหรือทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อแปลภาพของข้อความจากการเขียนหรือจากการพิมพ์ไปเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้โดยเครื่องคอมพิวเตอร์ การจับภาพอาจทําโดยเครื่องสแกนเนอร์กล้องดิจิทัล”

เราคงจํากันได้ว่า ในยุคหนึ่งเมื่อเราอยากได้ตัวอย่างเอกสารสําคัญ เช่น รูปแบบสัญญา หรือแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ เราเคยดีใจที่สามารถให้เพื่อนสแกนเป็นรูปภาพและส่ง Email มาให้เราดูเป็นตัวอย่างได้อย่างรวดเร็ว แต่ถ้าเราอยากนํามาใช้งานเราก็ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่อีกครั้ง แต่ด้วยเทคโนโลยี OCR ชีวิตเรายิ่งง่ายขึ้น เพราะ OCR คือ เทคโนโลยีที่สามารถแปลงภาพที่ไม่ว่าจะได้จากการสแกน หรือถ่ายภาพ ให้เป็นข้อมูลในรูปแบบของไฟล์ Word หรือ Excel ได้เลย โดยไม่ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่ให้เสียเวลา และสามารถแก้ไขข้อความได้

OCR ถูกนํามาใช้งานในสหรัฐอเมริกามาตั้งแต่ราวปี ค.ศ. 1950 เป็นต้นมา โดยภาครัฐนั้นนํามาใช้ในกิจการไปรษณีย์ ส่วนภาคเอกชนที่บุกเบิกในการใช้ประโยชน์จาก OCR คือ The Reader's Digest สื่อสิ่งพิมพ์ยักษ์ใหญ่ในสหรัฐฯ เช่นกัน

ส่วนในปัจจุบันที่เราพอจะคุ้นเคยกัน คือ การใช้โปรแกรม Adobe Acrobat and Google Drive ในการแปลงภาพหรือไฟล์ ที่สแกน ให้เป็นรูปแบบของไฟล์ Word หรือ Excel ได้เลย

การใช้ OCR ในวงการการเงินและบัญชี

​

เริ่มจากปี ค.ศ. 1966 IBM ได้เริ่มนํา OCR มาใช้กับเครื่องรูดบัตรเครดิต จนกระทั่งถึงปัจจุบันในวงการบัญชีได้มีการพัฒนา OCR ในรูปแบบของโปรแกรม เพื่อแปลงรูปภาพ แล้วเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการนําไปเก็บไว้ เพื่อให้โปรแกรมบัญชีมาเชื่อมต่อและนําข้อมูลไปบันทึกบัญชีได้เลย โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ Application ที่เป็นที่นิยม และสามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชีได้หลากหลาย ซึ่งมีอยู่หลายตัว ได้แก่ Hubdoc, Receipt Bank และ Expensify เป็นต้น

ยิ่งไปกว่านั้น โปรแกรมบัญชีชั้นนําอย่าง QuickBooks, Xero, Sage & etc. ถึงกับประกาศว่าจะมุ่งพัฒนาที่จะนํา OCR มาใช้เพื่อให้การบันทึกบัญชีเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องอาศัยนักบัญชีอีกต่อไป

​

เหตุผลที่ในวงการบัญชีหันมาสนใจ ในการนํา OCR มาใช้ ก็เพราะ..

01 ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย

เพราะการใช้ OCR ในการบันทึกบัญชี ช่วยประหยัดเวลาถึง 75% จากเดิมที่ใช้นักบัญชีในการบันทึกบัญชี

02 ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี

เพราะการบันทึกด้วย OCR มีความถูกต้อง แม่นยํากว่าการทํางานของมนุษย์

03 ช่วยรักษาสภาพแวดล้อมของโลก

เพราะข้อมูลจะถูกบันทึกไว้ใน Cloud server และเรียกดูได้ โดยไม่ต้องเปลืองกระดาษในการพิมพ์ สามารถทํานายได้ว่า ในอนาคตเราจะได้เห็น สํานักงานไร้กระดาษ ในแผนกบัญชีของบริษัทต่าง ๆ อย่างแน่นอน

04 ช่วยพัฒนาคุณภาพชีวิตของพนักงานบัญชี

เพราะการบันทึกบัญชีที่มีปริมาณมากแบบเดิม สร้างความเครียดในการทํางานอย่างมาก เมื่อนํา OCR มาใช้ พนักงานบัญชีสามารถใช้เวลาที่

เหลือไปทํางานที่สําคัญกว่านั้น เช่น การวิเคราะห์ตัวเลขทางบัญชีหรือช่วยวางแผนด้านการเงิน เป็นต้น

การทํางานของ Application เหล่านี้ก็คือตัวหลักจะเป็น Cloud Based และจะมีตัวแถม คือ Application ที่สามารถติดตั้งบนโทรศัพท์มือถือ ซึ่งจะอํานวยความสะดวกมาก ในเวลาเราไปซื้อสินค้าเราสามารถถ่ายภาพใบเสร็จเก็บไว้แล้ว App.นั้นจะอ่านและเลือกเฉพาะข้อมูลสําคัญทางบัญชีไปเก็บไว้ในไฟล์ เพื่อรอเชื่อมต่อกับโปรแกรมบัญชี เพื่อให้นักบัญชีนําไปตรวจสอบ ก่อนจะบันทึกบัญชีด้วยการคลิกเพียง ครั้งเดียว

​

อยากทราบแล้วใช่มั้ยว่า โปรแกรมเหล่านี้ทํางานยังไง ?

ขั้นตอนการทํางานจะเป็นดังนี้

1. การแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูล

เมื่อสมัครเป็นลูกค้าแล้ว เราสามารถส่งเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จ Invoice ฯลฯ เข้าสู่โปรแกรม ซึ่งมีหลายวิธี ในการส่งเอกสาร คือ

1.1 Mobile phone : ถ่ายรูป Invoice หรือเอกสารทางบัญชีใด ๆ จาก App. ที่ติดตั้งไว้ในโทรศัพท์มือถือ

1.2 Email : เมื่อสมัครเป็นลูกค้าจะได้รับ Email ที่สามารถใช้ส่งเอกสารที่ต้องการ เข้าสู่ Server ของโปรแกรมทาง Email เพื่อแปลงและแยกข้อมูลทางบัญชี ที่ต้องการไปเก็บไว้

1.3 Scan : สแกนเอกสาร ทางบัญชีแล้ว upload ไปยังโปรแกรมนั้นเอกสาร ที่มาจากแหล่ง 1 - 3 จะถูกแปลงเป็นข้อมูลเพื่อรอการนําไปบันทึกบัญชี

​

โดยขอยกตัวอย่างจากวิธีที่ 1.1 เพื่อความเข้าใจ

จากภาพถ่ายของใบเสร็จ ในข้อ 1.1 โปรแกรมจะใช้ OCRในการแปลงภาพ และแยกเป็นข้อมูลที่สําคัญในการบันทึกบัญชี ออกมาเป็นส่วน ๆ เช่น ชื่อผู้ขาย วันที่ วิธีการจ่ายเงิน และจํานวนเงิน เป็นต้น เพื่อรอไว้เชื่อมต่อไปบันทึกข้อมูลในโปรแกรมบัญชีโดยอัตโนมัติ ข้อมูลที่ได้จากวิธีอื่น ๆ ก็จะถูกแปลง เป็นข้อมูลที่พร้อมต่อการบันทึกบัญชีตามแนวทางเดียวกัน

2. การเชื่อมต่อข้อมูลสู่โปรแกรมบัญชี

ตามที่ได้เคยกล่าวไว้ในฉบับก่อนว่าประโยชน์ของ Cloud Based Accounting คือการเปิดกว้างให้ Application ต่าง ๆ มาเชื่อมต่อ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลมาบันทึกบัญชี เมื่อเราเข้าไปใช้งานโปรแกรมบัญชีที่สามารถเชื่อมต่อกับ OCR โปรแกรมได้ เราจะสามารถดึงข้อมูลที่ OCR ได้เก็บไว้ให้มาลงบัญชี โดยไม่ต้องบันทึกบัญชีอีก เช่น เลขที่เอกสาร ชื่อคู่ค้า ชื่อและรหัสสินค้า จํานวนเงิน จํานวนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น จะเห็นได้ว่าช่วยประหยัดเวลาการบันทึกบัญชีได้มาก และสําหรับรายการที่เกิดขึ้นประจํา เราสามารถกําหนดไว้ล่วงหน้าว่าจะลงรหัสบัญชีอะไร เช่น กําหนดว่า ถ้าชื่อคู่ค้าคือ การไฟฟ้า เราจะให้บันทึกเป็นค่าไฟ โดยอัตโนมัติ ดังนั้น นักบัญชีเพียงแต่ตรวจข้อมูลเหล่านั้นกับภาพถ่ายของเอกสาร เช่น Invoice ที่จะส่งมาด้วยกันกับข้อมูลอีกครั้ง หากถูกต้อง ก็เพียงแต่กด Enter เพียงครั้งเดียว ข้อมูลเหล่านั้นจะถูกบันทึกในระบบบัญชีทันที

จะเห็นได้ว่า OCR ช่วยให้พัฒนาการของการจัดทําบัญชี เปลี่ยนจากการที่ต้องบันทึกข้อมูลในปริมาณมาก ๆ โดยนักบัญชีไปสู่ยุคของการที่ข้อมูลทางบัญชีไหลจากแหล่งหนึ่งไปอีกแหล่งหนึ่ง ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และมีการบันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติหรืออาศัยการบันทึกข้อมูลที่ใช้เวลาน้อยกว่าเดิม เพียงหนึ่งสัมผัสของปลายนิ้ว (One click) เท่านั้น

จากการที่ผู้เขียนได้เล่าถึงการนํา Cloud Based Accounting Software, Mobile Accounting, Al และ OCR มาใช้ในวงการบัญชี ทราบว่ามีหลายท่านโทรเข้ามาสอบถาม ที่สภาวิชาชีพบัญชีว่า เทคโนโลยีเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วจริงหรือ ขอตอบว่า จริงแท้แน่นอนค่ะ และสภาวิชาชีพบัญชี โดย คณะกรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชีมีแผนการจัดสัมมนา เพื่อนําเสนอให้ท่านเห็นกับตาเลยว่า เทคโนโลยีเหล่านี้เกิดขึ้นแล้วจริง ๆ ค่ะ ถ้าอยากให้สัมมนานี้เกิดขึ้น ฝากช่วยกันแจ้งความจํานงมาที่สภาวิชาชีพบัญชีด้วยนะคะ ถ้ามีจํานวนมากพอเราน่าจะจัดให้ได้ค่ะ ขอบคุณและสวัสดีค่ะ

​

โดย..นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี

ด้านการวางระบบบัญชี

Newsletter • Issue 69 Page 15-17

Mobile Accounting

บทความ Mobile Accounting
โดย.. นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี ด้านการวางระบบบัญชี
กรรมการผู้จัดการบริษัท Network Advisory Team Ltd. (NAT)
ลงใน จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 67 เดือนกรกฎาคม 2561

Mobile Accounting

ในวันหนึ่ง ๆ คนเราใช้เวลากับการเดินทางค่อนข้างมาก ยิ่งเป็นนักธุรกิจหรือคนทํางาน เวลาส่วนใหญ่มักจะอยู่นอกสํานักงาน เพื่อไป ประชุม เพื่อไปทํางาน หรือแม้แต่ไปเดินทางท่องเที่ยวตามความฝัน แต่ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในยุคปัจจุบันพวกเขาก็ยังสามารถ ทํางานได้ไม่ว่าจะเป็นการเช็คเมล สื่อสารกับลูกน้อง ลูกค้าหรือคู่ค้าผ่าน App. ต่าง ๆ บนโทรศัพท์มือถือ, Tablet หรือแม้กระทั่ง Smart Phone

แต่ทุกวันนี้นอกจากงานพื้นฐานที่กล่าวมาแล้ว ท่านทราบหรือไม่ว่า แม้แต่งานทางด้านบัญชีก็สามารถจัดการผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่กล่าวมาข้างต้นได้เช่นกัน ท่านสามารถบันทึกค่าใช้จ่าย ทําใบเสนอราคาหรือออก Invoice ส่งให้ลูกค้า เช็คสถานะการเงินของกิจการ หรือแม้กระทั่งเช็คผลประกอบการของกิจการได้เองโดยตรงผ่านโทรศัพท์มือถือได้จากทุกที่ ทุกเวลา โดยไม่ต้องรอถามนักบัญชีหรือต้องรอเวลาที่จะกลับไปสํานักงานเพื่อเช็คตัวเลขเองอีกต่อไป

Mobile Accounting ส่วนใหญ่เป็นบริการเสริมจาก Cloud Based Accounting ที่พัฒนา App. ให้ลูกค้าสามารถติดตั้งบนโทรศัพท์ มือถือ หรือ Tablet เพื่อความสะดวกในการใช้งาน และการใช้งานบน App. ก็ไม่คิดค่าบริการเพิ่มเติมจากค่าบริการรายเดือนของ Cloud Based Accounting

แต่ก็จะมี App. อีกประเภทหนึ่งที่พัฒนามาเพื่อเติมเต็ม Function ที่ Cloud Based Accounting ไม่มีหรือยังพัฒนาไปไม่ถึง และ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวกับบัญชีไปยัง Cloud Based Accounting โดยไม่ต้องบันทึก เช่น App. ที่เกี่ยวกับ Inventory, HR, POS ฯลฯ ซึ่งแน่นอนการจะใช้งาน App. เหล่านี้จะต้องเสียบริการเพิ่มเพื่อซื้อความสะดวกที่เพิ่มขึ้น

มาดูกันว่า Mobile Accounting ให้ความสะดวกแก่นักธุรกิจ ได้อย่างไรบ้าง?

 Page 8 Newsletter • Issue 67

1. ให้ความสะดวกในการเก็บหลักฐานการใช้จ่ายและบันทึกค่าใช้จ่าย

ปัญหาเดิม ๆ ที่นักธุรกิจมักจะใช้เงินตัวเองจับจ่ายซื้อของที่ใช้ในกิจการ แต่ไม่สามารถมีใบเสร็จไปให้สํานักงานบัญชีลงบัญชี เพราะทําหายไปหรือจําไม่ได้แล้วว่าซื้ออะไรไป ปัญหาดังกล่าวจะหมดไปเพราะท่านจะสามารถถ่ายรูปสินค้าหรือใบเสร็จที่ซื้อของนั้นและบันทึกลงไปในระบบบัญชีทันที ถ้าจะให้ดีเลิศกว่านั้นคือ มี App. บางตัวที่สามารถอ่านภาพแล้วแปลงเป็นตัวอักษร เพื่อเชื่อมโยงไปบันทึกบัญชีได้ทันที

2. สามารถใช้ออกอินวอยซ์เรียกเก็บเงินจากลูกค้าและเช็คยอดขายได้ตลอด

บ่อยครั้งที่เราไปเยี่ยมเยียนลูกค้าหรือไปทํางานให้บริการลูกค้าแล้วต้องมีการออกใบเสนอราคาหรืออินวอยซ์ ถ้าออกด้วยมือ เราต้องเก็บรักษาและนําไปให้ฝ่ายบัญชีบันทึกบัญชีภายหลัง แต่ Mobile Accounting ช่วยให้เราสามารถออกเอกสารบนมือถือ เซ็นต์ชื่อลงบนเอกสารจากหน้าจอโทรศัพท์ แล้วส่งให้ลูกค้าทันทีที่การเจรจาหรือการบริการเสร็จสิ้นลงและข้อมูลนั้นก็ถูกบันทึกในระบบบัญชีทันที จึงทําให้การทํางานด้านขายสะดวกและรวดเร็วขึ้นมาก ที่ดีกว่านั้นคือสามารถเช็คยอดขายที่เป็นปัจจุบันได้เลย

3. สามารถเช็คยอดลูกหนี้คงค้าง เพื่อแจ้งหนี้และรับชําระเงินได้ทันที

สมัยก่อนกิจการที่มีการขายส่งสินค้าไปต่างจังหวัด ทุกต้นเดือนพนักงานขายต้องมาเบิกอินวอยซ์ที่ยังไม่ได้ชําระ ถือออกไปเพื่อเยี่ยมเยียนและเก็บเงินที่ถึงกําหนดชําระเงิน เมื่อกลับมาก็จะมาเคลียบัญชีว่ามีอินวอยซ์ที่ยังไม่ได้ชําระเหลือกี่ใบ ส่วนต่างคือเงินที่ลูกค้าชําระมาเป็นเช็คหรือเงินสด แต่ทุกวันนี้ ถ้าพนักงานขายไปถึงร้านค้าของลูกค้าสามารถเช็คยอดค้างชําระจากโทรศัพท์มือถือ ลงตัดหนี้ได้เลยถ้าลูกค้าชําระ ข้อมูลก็จะวิ่งเข้าระบบบัญชี ตัดหนี้ให้โดยอัตโนมัติโดยพนักงานบัญชีเพียงแต่ตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่งเท่านั้น

4. เจ้าของธุรกิจสามารถดูสถานะการเงินในบัญชีได้ทันที

การที่ธุรกรรมเงินเข้า-ออกจะถูกบันทึกแบบ Real Time เจ้าของกิจการ จึงสามารถเช็คยอดเงินสด เงินฝากธนาคารที่เป็นปัจจุบันจาก Mobile Accounting ได้เลย ไม่ว่าอยู่มุมใดของโลก

5. การกระทบยอดบัญชีธนาคารทําได้ง่ายและสะดวกขึ้น

จากนโยบายการตรวจสอบล่าสุดของกรมสรรพากร จะมีตัวชี้วัดตัวหนึ่งที่จะเช็คความน่าเชื่อถือของผู้เสียภาษีที่เป็นนิติบุคคลคือต้องมีการทํางบกระทบยอดธนาคารทุกเดือน ดังนั้นเจ้าของธุรกิจคงต้องเริ่มปรับตัวจากการกระทบปีละครั้ง เปลี่ยนมาเป็นกระทบเดือนละครั้ง โดยที่ Mobile App. หลาย ๆ ตัวที่จะทําหน้าที่ดึงข้อมูลจากธนาคารเข้ามาเพื่อกระทบยอดกับตัวเลขในระบบบัญชีให้ทุก ๆ วันซึ่งจะช่วยลดภาระการทํางานได้มาก

6. เจ้าของธุรกิจสามารถเช็คตัวเลขทางบัญชีและงบกําไรขาดทุนได้เองผ่านโทรศัพท์มือถือ

หมดสมัยแล้วกับการที่เจ้าของธุรกิจจะต้องสอบถามข้อมูลทางบัญชีจากนักบัญชีแล้วก็รอไปจนกว่าเธอจะไปรวบรวมมาให้ซึ่งบ่อยครั้งกว่าจะได้ตัวเลขมาก็สายเกินไป เพราะเธอมีงานยุ่งรัดตัวอยู่เสมอ เพราะหากหันมาใช้ Cloud Based Accounting Software ที่มี Mobile App. ให้ด้วย เจ้าของธุรกิจก็จะสามารถขุดเจาะเคาะข้อมูลจากระบบบัญชีผ่านโทรศัพท์มือถือของตนเองได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทันใจ โดยไม่ต้องรอข้อมูลจากนักบัญชีอีกต่อไป

“ก็หวังว่าจะเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ช่วยให้ท่านเห็นว่า Mobile Accounting นั้นจะช่วยให้การทํางานของนักบัญชีและเจ้าของธุรกิจสะดวกสบายขึ้นได้อย่างไร”

โดย..นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการในคณะกรรมการวิชาชีพบัญชี

ด้านการวางระบบบัญชี

Newsletter • Issue 67 Page 9

นโยบาย เอสเอ็มอีบัญชีเดียว… น้ำขึ้นให้รีบตัก

นโยบายเอสเอ็มอีบัญชีเดียว......น้ำขึ้นให้รีบตัก
โดย คุณศิริรัฐ โชติเวชการ
ลงในนิตยสาร K SME Inspired NO.50 June 2018

นโยบายเอสเอ็มอีบัญชีเดียว......น้ำขึ้นให้รีบตัก
โดย คุณศิริรัฐ โชติเวชการ

ความน่าสนใจ 

• อย่าให้ความกลัวเรื่องเสียภาษี มาตัดโอกาสในอนาคต 
• เพราะภายใต้มาตรการบัญชี เล่มเดียวภาครัฐเข็นนโยบายออกมาเอาใจกันสุดๆ ไม่ว่าจะเป็นการไม่ตรวจสอบภาษีย้อนหลัง การยกเว้นและลดภาษีนิติบุคคล การลดค่าธรรมเนียมการจดทะเบียน นิติบุคคล 
• อีกทั้งเป็นการปรับโหมดบัญชี เข้าสู่มาตรฐานสากล ใช้บัญชีออนไลน์สามารถเชื่อมต่อกับ การค้าขายแบบ e-Commerce สามารถเข้าถึงได้ง่ายแม้กระทั่งสมาร์ตโฟน จนแทบไม่ต้องอาศัยนักบัญชี

ในมุมมองของผู้เขียนในฐานะนักบัญชี ผลงานโดดเด่นของรัฐบาลชุดนี้ที่กล้าคิดกล้าทำคือ นโยบาย

เอสเอ็มอีบัญชีเดียว เพราะจะสร้างคุณูปการในระยะยาวอย่างมหาศาลให้แก่เอสเอ็มอีและประเทศชาติ

เท่าที่ทราบ แม้เอสเอ็มอีส่วนใหญ่สมัครเข้าโครงการมาตรการบัญชีชุดเดียวและการยกเว้นและลดอัตรา

ภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับเอสเอ็มอีบัญชีเล่มเดียวของกรมสรรพากรตั้งแต่ปี พ.ศ. 2559 แต่นั่นก็เป็น

เพราะถูกขอร้องแกมบังคับจากสรรพากรพื้นที่ที่ธุรกิจสังกัดอยู่ แต่ในทางปฏิบัติ เอสเอ็มอีอาจลังเลสงสัยในหลายเรื่อง เช่น ไม่แน่ใจว่างานนี้โดนภาครัฐหลอกให้เข้าระบบหรือไม่ หรือ ไปต่อไม่เป็นว่าระบบบัญชีเล่มเดียวต้องทำอย่างไร หรือไม่แน่ใจว่าถ้าทำบัญชีเล่มเดียวแล้วจะมีภาระภาษีเพิ่มมากขึ้นเท่าไหร่ 

อันที่จริง นโยบายบัญชีเดียวนั้น คนที่ได้ประโยชน์เต็มๆคือ ธุรกิจเอสเอ็มอีที่จะได้โอกาสในการฝ่าคลื่นการบริหารจัดการแบบเก่าๆ ไปสู่การบริหารที่สอดคล้องกับยุคดิจิทัลที่การค้าขายไม่ได้อยู่ในวงแคบเฉพาะท้องถิ่นใดท้องถิ่นหนึ่งเท่านั้น แต่สามารถขยายตลาดออกไปได้ทั่วโลกด้วยช่องทางออนไลน์ขอเพียงมีสินค้าที่ดีมีคุณภาพ แต่การค้าขายในเวทีโลกนั้นจำเป็นที่จะต้องรู้ตัวเลขต้นทุนและกำไรขาดทุน อย่างทันการณ์จึงจะเติบโตได้และเมื่อทุกธุรกิจเติบโตแข็งแกร่ง เศรษฐกิจของประเทศไทยก็จะแข็งแกร่งไปด้วย

เราได้เห็นความล่มสลายของธุรกิจมากมายที่ปรับตัวไม่ทันกับความเปลี่ยนแปลง ในอุตสาหกรรมที่ธุรกิจนั้นยืนอยู่ พฤติกรรมของผู้บริโภคกำลังมุ่งไปสู่การซื้อของออนไลน์กันหมดแล้ว ถ้าเราไม่ปรับตัวก็มีหวังจะถูกสึนามิจากเศรษฐกิจยุคดิจิทัลกวาดให้หายไปจากวงการได้เช่นกัน

ในเมื่อต้องปรับตัวทั้งที เราควรจะปรับระบบให้เป็นสากลไปเลย ด้วยการทำบัญชีเล่มเดียวที่ทันสมัยด้วยการใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ (Cloud) ที่สามารถบันทึกและเข้าถึงข้อมูลผ่านอุปกรณ์ได้หลากหลายไม่ว่าจะเป็น PC, Tablet, Mobile Phone หรือแม้กระทั่ง Smart Watch ทำให้ทุกๆ ฝ่ายในธุรกิจตั้งแต่ผู้บริหาร เซลส์แมน นักบัญชี ทำงานประสานกันง่าย และสะดวกขึ้นมากในการขาย การจัดการบัญชีและการดูผลประกอบการทางบัญชีได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วเพราะระบบบัญชีแบบ Cloud นั้น ทุกคนจะทำงานบนฐานข้อมูลเดียวกัน มีระบบรองรับให้ทำบัญชีได้ง่ายจนแทบไม่ต้องอาศัยนักบัญชีให้ปวดหัวต่อการเข้า-ออกของนักบัญชีอีกต่อไป

ความหมายที่ซ่อนไว้ของบัญชีเล่มเดียวคือการลงบัญชีแบบครบถ้วน เพื่อที่จะได้รายงานทางการเงินที่สมบูรณ์มาใช้ในการวิเคราะห์และตัดสินใจ และภายใต้มาตรการบัญชีเล่มเดียวนั้นทั้งกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าต่างก็เข็นนโยบายออกมาเอาใจกันสุดๆ ไม่ว่าจะเป็นการไม่ตรวจสอบภาษีย้อนหลัง การยกเว้นและลดภาษีนิติบุคคล การลดค่าธรรมเนียมในการจดทะเบียนนิติบุคคล จึงนับเป็นโอกาสที่ดีมากที่จะได้เริ่มต้นใหม่แบบน้ำขึ้นให้รีบตัก อย่าให้ความกลัวเรื่องเสียภาษีมาตัดโอกาสในอนาคตของท่านเพราะเรื่องภาษีนั้น

ท่านคงทราบดีว่า ระบบการตรวจสอบภาษีแบบใหม่ของกรมสรรพากรที่เรียกว่า RBA (Risk Based Audit Approach) ที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการสอบและวิเคราะห์หาความผิดปกติในการเสียภาษีของผู้เสียภาษี และสั่งให้ตรวจสอบจากส่วนกลางโดยตรง ไม่สามารถมีระบบเลือกที่รักมักที่ชังเหมือนแต่ก่อน ถ้าเราไม่เข้าระบบบัญชีเล่มเดียวแต่ยังเดินตามวิธีเดิมที่ไม่แสดงยอดขายแบบครบถ้วนเพื่อเสียภาษีให้น้อยเข้าไว้นั้น วิธีเดิมๆจะไม่สามารถเล็ดลอดการตรวจสอบของกรมสรรพากรได้อีกต่อไปแล้ว และถ้าเราถูกตรวจสอบย้อนหลังและพบความผิด ภาระภาษีและเบี้ยปรับอาจจะทำให้เม็ดเงินที่หามาทั้งหมดต้องมีอันส่งต่อให้กรมสรรพากรไปอย่างน่าเสียดาย การลงบัญชีให้ครบถ้วนแล้วมาใช้วิธีการวางแผนภาษีให้มีการเสียภาษีแบบถูกต้อง แต่ประหยัดภาษีดูจะเหมาะสมกับสถานการณ์มากกว่า

ดังนั้น การเลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่สามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมที่รองรับการจัดการการค้าขายแบบ e-Commerce เพื่ออำนวยความสะดวกต่อการขาย ต่อลูกค้า และสามารถเชื่อมข้อมูลการขาย ข้อมูลสต็อกแบบ Real Time เข้าสู่โปรแกรมบัญชี เพื่อลดภาระด้านการจัดการข้อมูลเอาเวลาไปทำตลาดให้กว้างสู่ตลาดโลก สร้างแบรนด์ให้แข็ง ให้เป็นที่รู้จัก บางทีนอกจากยอดขายและกำไรเติบโตขึ้นแล้ว อาจจะมีกิจการต่างชาติมาขอซื้อ หรือ ร่วมทุนในกิจการของเราในราคาที่สูงและคุ้มค่าพอที่จะตัดสินใจขายหรือเปิดโอกาสในการร่วมทุนดังที่เราเคยเห็นในอดีตที่เจ้าของแบรนด์ดังหลายๆคนร่ำรวยในพริบตาโดยไม่ต้องซื้อหวยด้วยการขายกิจการให้ต่างชาติ และเราต้องทราบว่าการที่ต่างชาติจะมาซื้อหุ้นนั้น เขาย่อมจะขอดูและตรวจสอบงบการเงินก่อนเป็นอันดับแรกว่าโปร่งใสเชื่อถือได้หรือไม่ ถ้าถึงเวลานั้นแล้วระบบบัญชีเราไม่พร้อมต่อการถูกตรวจสอบเงินก้อนใหญ่นั้นก็อาจจะหลุดลอยไป อย่างน่าเสียดาย

ดังนั้น ไม่ต้องลังเลสงสัยเรื่องบัญชีเล่มเดียวอีกต่อไป โอกาสที่ดีมาถึงแล้วนึกถึงอนาคต อันสดใสที่รออยู่แล้ว กระโจนใส่มันเลยแบบ น้ำขึ้นให้รีบตักค่ะ

Cloud based accounting software

บทความ Cloud Based Accounting Software
โดย.. นางสาวศิริรัฐ โชติเวชการ กรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี
กรรมการผู้จัดการบริษัท Network Advisory Team Ltd. (NAT)
ลงใน จดหมายข่าวสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ฉบับที่ 66 เดือนมิถุนายน 2561

Cloud based accounting software

ดังที่เคยเกริ่นไว้ในฉบับก่อนหน้านี้แล้วว่าการพัฒนาของโปรแกรมบัญชีกําลังเปลี่ยนจาก Desktop เป็นระบบ

Cloud หรือที่ในบ้านเราเรียกว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์ จุดเด่นของ Cloud based accounting software อัน

เป็นที่ ยอมรับในระดับสากลก็คือ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องของข้อมูลในงานบัญชีมากขึ้น เรามาดูกัน

ว่าประโยชน์ อันหลากหลายของ Cloud based accounting software มีอะไรบ้าง

1. ความยืดหยุ่นในการทํางาน

มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูงเนื่องจากการเก็บและประมวลผลข้อมูลที่เปลี่ยนไปเป็นฐานข้อมูลบน Cloud based server

การเข้าใช้งานง่ายไม่ต่างจากการที่เราเข้าใช้งาน Facebook หรือ Google เมื่อสมัครใช้บริการ เราก็สามารถกําหนดรหัสผู้ใช้

(User name) และรหัสผ่าน (Password) ให้กับผู้ใช้งานโดยสามารถกําหนดขอบเขตการใช้งานของ แต่ละคนได้ เพียงใช้

รหัสดังกล่าวในการ Log-in เข้าใช้งาน เท่านั้น ฝ่ายต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น นักบัญชี แผนกขาย ผู้บริหาร ฯลฯ สามารถบันทึกและ

เข้าถึงฐานข้อมูลเดียวกันผ่านระบบอินเตอร์เน็ตได้จากทุกมุมของโลกผ่านหลากหลายอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นเครื่อง

คอมพิวเตอร์ แทบเล็ต โทรศัพท์มือถือ หรือ แม้กระทั่งโทรศัพท์อัจฉริยะอย่าง Apple Watch เป็นต้น

2. ทําให้มีข้อมูลธุรกิจที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน (Real time) มาใช้ในการตัดสินใจ

จากความยืดหยุ่นในการทํางาน ที่จากหลากหลายฝ่าย หลายหน้าที่สามารถเชื่อมโยงเข้าสู่ฐานข้อมูลเดียวกัน ผู้บริหารและ

ฝ่ายต่างๆจึงสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน (Real time) ที่ผ่านการประมวลผลในทันทีมาใช้ในการตัดสิน ใจอย่างรวดเร็ว

โดยไม่ต้องรอฝ่ายบัญชีกลับไปรื้อค้นเอกสาร หรือทํารายงานขึ้นมาใหม่ให้อีกต่อไป แถมยังได้ข้อมูลที่ถูกต้อง เชื่อถือได้มาก

ขึ้นเพราะไม่ได้มาจากการบันทึกซ้ำซ้อน ที่ต้องโอนข้อมูลมาจากหลากหลายฐานข้อมูลเหมือนระบบเดิม โอกาสของความผิด

พลาดจึงมีน้อยลง

3. ข้อมูลบัญชีจากฝ่ายต่าง ๆ เชื่อมโยงไปถึงฝ่ายบัญชีได้ทันที

ทิศทางการพัฒนาของ Cloud based accounting Software จะใช้นวัตกรรมใหม่ในการเชื่อมข้อมูล (Sync) จาก ฝ่ายต่าง ๆ

ในกิจการมาสู่ระบบบัญชีโดยอัติโนมัติจึงลดความขัดแย้งระหว่างฝ่ายบัญชีกับฝ่ายต่าง ๆ ในการทวงถามข้อมูลและประหยัด

เวลาในการทํางานมากขึ้น

4. การเชื่อมโยงข้อมูลจากโปรแกรมอื่น ๆ มายังระบบบัญชีทําได้สะดวกและง่ายขึ้น

ผู้พัฒนา Cloud based accounting software มักจะเปิดกว้างให้โปรแกรมธุรกิจในระบบอื่น ๆ ที่ใช้ Cloud based เช่น

Payroll, POS, Time sheet, Inventory ฯลฯ สามารถเชื่อมโยงข้อมูลผ่านเทคโนโลยี API (Application Programming

Interface) มายังระบบบัญชีได้เลย โดยที่นักบัญชีไม่ต้องมาบันทึกซ้ําอีก

5. ประหยัดค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับ Cloud based accounting software จะเป็นการจ่ายค่าบริการรายเดือน ซึ่งแบ่งเป็นหลายระดับตามความ

จําเป็นในการใช้งาน จึงไม่ต้องเสียเงินก้อนโต ในการลงทุนซื้อซอฟท์แวร์ ซื้อเซอร์ฟเวอร์ในการจัดเก็บและจ้างบุคคลากร

ไอทีมาดูแลระบบอีกต่อไปเพราะทุกอย่างรวมไปถึงค่า Upgrade ซอฟท์แวร์ได้รวมอยู่ในค่าบริการรายเดือนที่เลือกใช้แล้ว

โดยไม่ต้องจ่ายเงินเพิ่มแต่อย่างใด จึงช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มาก

ดังนั้นสิ่งที่นักบัญชียุค 4.0 ควรตระหนักคือ Think data flow,Not data entry คือ ข้อมูลจะต้องถูกบันทึกครั้งเดียว

จากแหล่งเดียวและใช้เทคโนโลยีใหม่ในการเชื่อมโยงไปใช้ในระบบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องมีการบันทึกซ้ำอีก

และสิ่งเหล่านี้ต้องเริ่มต้นจากการก้าวเข้าสู่ Cloud based accounting software โดยลองหา ใน Google ดูว่าตัว

ไหนน่าสนใจ ปกติเขาจะมีระยะเวลาให้เราทดลองใช้ 1 เดือน จึงอยากให้ไปทดลองใช้กันดู มีทั้งซอฟท์แวร์ที่พัฒนา

ในไทยและต่างประเทศให้เลือกค่ะ สําหรับฉบับต่อไปจะมาให้รายละเอียดเกี่ยวกับ Mobile Accounting ค่ะ อย่าลืม

ติดตามกันนะคะ

โดย นางสาวศิริรัฐ โซติเวชการ กรรมการวิชาชีพบัญชีด้านการวางระบบบัญชี

Newsletter • Issue 66 Page 16-17